Belege ablegen. Zehn Jahre unveränderbar aufbewahrt.

Nein, und das ist kein Mangel des Produkts: Das Schweizer Recht kennt keine amtliche Zertifizierung oder Zulassungsstelle für Archive. «GeBüV-konform» ist deshalb immer eine Selbsteinschätzung. Wir legen offen, was technisch umgesetzt ist, und die Verfahrensdokumentation beschreibt jeden Schritt, damit deine Revisionsstelle oder dein Treuhänder es nachprüfen kann.

In den ersten 12 Monaten nach der Eröffnung ist dein Archiv kostenlos, bis 1 GB Speicher. Danach kostet es CHF 100 pro Jahr, bis 100 GB. Hast du ein bezahltes Magic-Heidi-Abo, ist das Archiv ohne Zusatzkosten inbegriffen, ebenfalls bis 100 GB. Mehr als 100 GB gibt es auf Anfrage.

Automatisch wird nichts belastet: Ein Abo schliesst du selbst ab. Ohne Abo kannst du nichts mehr ablegen, und Herunterladen und Export sind gesperrt. Deine Dokumente bleiben bis zum Ende ihrer Aufbewahrungsfrist unveränderbar gespeichert; Dokumentenliste, Protokoll und Integritätsprüfung bleiben sichtbar. Sobald du ein Abo abschliesst, funktionieren Herunterladen und Export wieder.

Das Abo zahlst du per Karte über Stripe. Es verlängert sich jedes Jahr, und du kannst es jederzeit im Kundenportal kündigen. Endet es, gilt dasselbe wie nach den kostenlosen 12 Monaten: Du kannst nichts mehr ablegen, herunterladen oder exportieren. Die Dokumente bleiben bis zum Fristende unveränderbar gespeichert, und Dokumentenliste, Protokoll und Integritätsprüfung bleiben sichtbar. Mit einem neuen Abo funktionieren Herunterladen und Export wieder. Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht bleibt in jedem Fall bei dir.

Ja, wenn du ein bezahltes Magic-Heidi-Abo hast und für beide Produkte dieselbe E-Mail-Adresse verwendest. Dann nutzt du das Archiv ohne Zusatzkosten, bis 100 GB Speicher.

Zehn Jahre. Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres (OR Art. 958f Abs. 1), nicht mit dem Belegdatum oder dem Hochladen. Für Unterlagen zu Immobilien verlangt das Mehrwertsteuergesetz 20 Jahre (MWSTG Art. 70 Abs. 3), die ESTV in ihrer Praxis 26 Jahre. Du wählst die Frist beim Ablegen.

Erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist. Bis dahin ist das Dokument im Speicher gesperrt und kann von niemandem gelöscht oder überschrieben werden, auch nicht von uns und auch nicht auf Wunsch. Lege deshalb nur ab, was ins Archiv gehört. Nach Fristende entscheidest du, ob du löschst; die Löschung wird protokolliert.

Sie bleibt bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist im Archiv. Bis dahin kann sie niemand ändern oder löschen, auch wir nicht und auch nicht, wenn sie irrtümlich abgelegt wurde (Nutzungsbedingungen, Ziffer 6). Dein Archiv bleibt trotzdem in Ordnung: Lege die richtige Datei zusätzlich ab. Auch das Geschäftsjahr lässt sich nachträglich nicht korrigieren; prüfe es deshalb vor dem Ablegen.

Du trägst im Archiv unter «Zugriff» seine E-Mail-Adresse ein. Er meldet sich auf archiv.magicheidi.ch mit genau dieser Adresse an und kann ansehen, herunterladen, prüfen und exportieren, aber nichts ablegen oder löschen. Wir verschicken dabei keine E-Mail: Teile ihm die Adresse der Website und die eingetragene E-Mail-Adresse selbst mit. Jeder Zugriff steht unter seiner Adresse im Protokoll.

Elektronisch aufbewahrte Belege haben dieselbe Beweiskraft wie Papier, wenn alle Anforderungen der GeBüV erfüllt sind. Das Risiko der Vernichtung des Originals trägt aber dein Unternehmen (MWST-Info 16 der ESTV). Prüfe vor dem Vernichten, ob der Scan vollständig und lesbar ist, und halte dein Vorgehen in der Verfahrensdokumentation fest. Geschäftsbericht und Revisionsbericht musst du in jedem Fall im unterzeichneten Original behalten (OR Art. 958f Abs. 2).

In der Google Cloud in der Region Zürich (europe-west6), verteilt auf mehrere Rechenzentren dieser Region. Verzeichnis und Protokoll werden zusätzlich täglich gesichert. Einen zweiten Standort ausserhalb der Region Zürich gibt es derzeit nicht. Die Zeitstempelstellen (DigiCert, als Ausweichlösung FreeTSA) sind externe Dienste; sie erhalten nur Prüfsummen, nie ein Dokument. Die Seiten dieser Website liefert Vercel aus, ohne Zugang zu deinen Dokumenten. Die Anmeldung läuft über Firebase Authentication von Google; deine E-Mail-Adresse und die Anmeldezeitpunkte kann Google auch ausserhalb der Schweiz bearbeiten. Die Zahlung des Abos läuft über Stripe; Stripe erhält deine E-Mail-Adresse und deine Zahlungsdaten, aber keine Dokumente.

Jedes Dateiformat. Es gelten die Grenzen 1 GB pro Datei oder ZIP, bis 5000 Dateien und 2 GB entpackt. Dateien werden nie umgewandelt. Für die Lesbarkeit über viele Jahre empfehlen wir PDF/A.

Magic Heidi Archiv ist bewusst nur ein Archiv. Es gibt keine Texterkennung (OCR) und keine Volltextsuche, keine Ordner, keine KI, keine Scan-App, keinen E-Mail-Eingang und keine Schnittstellen zu Buchhaltungsprogrammen. Gesucht wird nach Dateiname, Pfad, Geschäftsjahr und Quelle. Pro Archiv gibt es eine verantwortliche Person; weitere Personen können Lesezugriff erhalten.

Die Buchführung selbst, die Vollständigkeit der abgelegten Unterlagen, die Qualität von Scans, der Teil der Verfahrensdokumentation zu deinem Unternehmen (GeBüV Art. 4) und die unterzeichneten Originale von Geschäftsbericht und Revisionsbericht. Ein Archiv bewahrt Belege auf; es macht die Buchhaltung nicht von selbst ordnungsgemäss.

Du exportierst das gesamte Archiv als ZIP, solange du ein aktives Abo hast oder die kostenlosen 12 Monate laufen: alle Dokumente im Originalformat, ein Verzeichnis mit den Prüfsummen (manifest.csv) und das vollständige Protokoll mit den Zeitstempeln (journal.json). Prüfsummen, Protokollkette und Zeitstempel lassen sich mit Standardwerkzeugen wie OpenSSL nachprüfen; die Anleitung liegt bei.

Wir stellen den Dienst nicht kurzfristig ein. Eine Einstellung kündigen wir mindestens zwölf Monate im Voraus per E-Mail an und halten den vollständigen Export bis zum Abschaltdatum bereit (Nutzungsbedingungen, Ziffer 9). Der Export enthält Dokumente, Prüfsummen, Protokoll und Zeitstempel, also alles, was du brauchst, um die Unterlagen andernorts weiter aufzubewahren und ihre Unveränderbarkeit nachzuweisen.

Du meldest dich über einen Link an die E-Mail-Adresse deines Kontos an; wer Zugriff auf dieses Postfach hat, hat Zugriff auf das Archiv. Die Adresse lässt sich derzeit nicht selbst ändern. Verwende deshalb eine Adresse, die du in zehn Jahren noch hast, und schreib uns an hello@magicheidi.ch, bevor du ein Postfach aufgibst oder verlierst.

Magic Heidi Archiv wird von der Magic Heidi AG betrieben, Route de Vaux 1, 1126 Vaux, UID CHE-215.620.945. Von ihr stammt auch das Rechnungs- und Buchhaltungsprogramm Magic Heidi. Du erreichst uns per E-Mail an hello@magicheidi.ch; eine Telefonnummer gibt es nicht.