Datenschutzerklärung

Kurzfassung

• Ihre Dokumente, das Verzeichnis und das Protokoll werden in der Google Cloud in der Region Zürich (europe-west6) gespeichert und verarbeitet.
• Wir lesen und analysieren die Inhalte Ihrer Dokumente nicht. Es gibt keine Texterkennung und keine KI.
• Die Zeitstempelstellen erhalten ausschliesslich Prüfsummen, nie ein Dokument.
• Wir setzen keine Analyse- oder Werbe-Tracker ein und verkaufen keine Daten.
• Archivierte Dokumente können bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist von niemandem gelöscht werden, auch nicht auf Verlangen. Das ist der Zweck des Dienstes.

1. Wer wir sind

Magic Heidi Archiv ist ein Dienst der Magic Heidi AG, Route de Vaux 1, 1126 Vaux, Schweiz (UID CHE-215.620.945). Fragen zum Datenschutz richten Sie an hello@magicheidi.ch.

Diese Erklärung gilt für die Website und die Anwendung Magic Heidi Archiv. Für die Rechnungs- und Buchhaltungssoftware Magic Heidi gilt deren eigene Datenschutzerklärung auf magicheidi.ch.

2. Unsere zwei Rollen

Verantwortliche sind wir für die Daten, die wir für das Konto, das Abo und den Betrieb benötigen: Ihre E-Mail-Adresse, die Angaben zum Archiv, die Angaben zu Abo und Zahlung und technische Protokolle.

Auftragsbearbeiterin sind wir für die Inhalte der Dokumente, die Sie archivieren. Diese enthalten in der Regel Personendaten Dritter, etwa Ihrer Kundinnen, Lieferanten oder Mitarbeitenden. Verantwortlich dafür bleibt Ihr Unternehmen; wir bearbeiten diese Daten nur in Ihrem Auftrag und nur zum Zweck der Aufbewahrung (Art. 9 DSG). Die Einzelheiten regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), der Bestandteil der Nutzungsbedingungen ist.

3. Welche Daten wir bearbeiten

Konto

Ihre E-Mail-Adresse, eine interne Benutzerkennung sowie Zeitpunkt der Kontoeröffnung und der letzten Anmeldung. Ein Passwort gibt es nicht: Sie melden sich über einen einmalig gültigen Link an, den wir an Ihre E-Mail-Adresse senden.

Archiv

Den Namen Ihrer Firma, das Ende Ihres Geschäftsjahres, das Eröffnungsdatum und die E-Mail-Adresse der archivverantwortlichen Person. Erteilen Sie einer weiteren Person Lesezugriff, speichern wir auch deren E-Mail-Adresse.

Abo und Zahlung

Schliessen Sie ein Abo ab, wickelt Stripe die Zahlung ab. Sie geben Ihre Zahlungsdaten auf einer Seite von Stripe ein; Stripe erhält dabei Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Zahlungsdaten (etwa Karte und Rechnungsangaben). Wir selbst speichern keine Kartendaten. Bei uns gespeichert sind die Kennungen des Kunden und des Abos bei Stripe und das Datum, bis zu dem das Abo bezahlt ist.

Das Archiv ist in einem bezahlten Abo von Magic Heidi inbegriffen. Um das festzustellen, prüfen wir anhand der E-Mail-Adresse Ihres Kontos, ob dazu bei Magic Heidi ein bezahltes Abo besteht. Magic Heidi wird ebenfalls von der Magic Heidi AG betrieben.

Dokumente

Die Dateien, die Sie ablegen, unverändert und in voller Länge. Dazu je Dokument: Dateiname, Pfad innerhalb eines ZIP, Grösse, Dateityp, SHA-256-Prüfsumme, Geschäftsjahr, Aufbewahrungsfrist, Zeitpunkt der Archivierung und wer archiviert hat. Bei einem Backup aus Magic Heidi zusätzlich die Art (Rechnung oder Ausgabe) sowie Belegdatum und Betrag, soweit sie im Ordnernamen des Backups stehen.

Protokoll

Jede Archivierung, jeder Abruf, jeder Export, jede Löschung und jede Integritätsprüfung wird mit Zeitpunkt und E-Mail-Adresse der handelnden Person festgehalten. Dazu verpflichtet Art. 8 der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV). Das Protokoll kann nur fortgeschrieben werden.

Technische Daten

Beim Aufruf der Website und der Anwendung fallen bei unseren Hosting-Dienstleistern Verbindungsdaten an: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Browser und Betriebssystem. Die Seiten der Website liefert Vercel aus; die Anwendung selbst läuft in der Google Cloud in Zürich. Wir verwenden diese Server-Protokolle für den sicheren Betrieb und die Fehlersuche und bewahren sie 30 Tage auf. Nicht zu verwechseln sind sie mit dem Protokoll Ihres Archivs, das so lange bestehen bleibt wie das Archiv.

4. Wozu wir die Daten bearbeiten

• um Ihnen das Archiv bereitzustellen: anmelden, ablegen, suchen, abrufen, prüfen, exportieren;
• um die Unveränderbarkeit nachzuweisen: Prüfsummen, verkettetes Protokoll, Zeitstempel, nächtliche Integritätsprüfung;
• um das Abo abzurechnen und festzustellen, was Ihr Plan zulässt (Ziffer 3 der Nutzungsbedingungen);
• um Sie über Wichtiges zum Dienst zu informieren, etwa Änderungen, Störungen oder Befunde einer Prüfung;
• um Missbrauch zu verhindern und rechtliche Pflichten zu erfüllen.

Wir werten die Inhalte Ihrer Dokumente nicht aus, verwenden sie nicht für Werbung und trainieren damit keine Modelle.

5. Dienstleister

Weitere Dienstleister setzen wir für Magic Heidi Archiv nicht ein. Ziehen wir neue bei, passen wir diese Erklärung an und informieren bestehende Kundinnen und Kunden mindestens 30 Tage im Voraus per E-Mail.

6. Bekanntgabe ins Ausland

Ihre Dokumente, das Verzeichnis und das Protokoll werden ausschliesslich in der Schweiz gespeichert und verarbeitet (Google Cloud, Region Zürich). Ins Ausland können nur die folgenden, in Ziffer 5 genannten Daten gelangen:

• die Kontodaten der Anmeldung (E-Mail-Adresse, Benutzerkennung, Anmeldezeitpunkte, IP-Adresse) bei Firebase Authentication, die Google auch in der EU und in den USA bearbeiten kann;
• die Verbindungsdaten beim Aufruf der Seiten, die Vercel auch in der EU und in den USA bearbeiten kann;
• die E-Mail-Adresse und die Zahlungsdaten, wenn Sie ein Abo abschliessen; Stripe kann sie in der EU und in den USA bearbeiten;
• die Prüfsummen bei den Zeitstempelstellen. Eine Prüfsumme ist kein Personendatum und lässt keinen Rückschluss auf den Inhalt eines Dokuments zu.

Werden Personendaten in einen Staat bekanntgegeben, dessen Gesetzgebung nach der Feststellung des Bundesrates keinen angemessenen Schutz gewährleistet, stützen wir uns auf Standardvertragsklauseln oder auf andere gesetzlich zulässige Garantien (Art. 16 und 17 DSG). Für die Staaten der EU und des EWR hat der Bundesrat einen angemessenen Schutz festgestellt.

7. Aufbewahrung und Löschung

Magic Heidi Archiv dient dazu, Geschäftsunterlagen während der gesetzlichen Frist unveränderbar aufzubewahren (Art. 958f OR). Daraus folgt eine Besonderheit, die Sie kennen müssen:

• Dokumente werden beim Ablegen mit einer Aufbewahrungssperre bis zum Fristende gespeichert: 10, 20 oder 26 Jahre ab Ende des gewählten Geschäftsjahres. Bis dahin verweigert der Speicher jedes Löschen und Überschreiben, für Sie ebenso wie für uns. Wir können ein gesperrtes Dokument auch auf ausdrückliches Verlangen nicht vorzeitig löschen.
• Nach Fristende entscheiden Sie, ob Sie ein Dokument löschen. Es wird nicht automatisch gelöscht. Als Verantwortliche müssen Sie Personendaten vernichten, sobald sie nicht mehr erforderlich sind (Art. 6 Abs. 4 DSG).
• Das Protokoll bleibt so lange bestehen wie das Archiv, auch für gelöschte Dokumente. Es enthält Dateinamen, Prüfsummen und die E-Mail-Adressen der handelnden Personen, aber keine Dokumentinhalte.
• Zwischenablage: Hochgeladene Dateien liegen bis zur Archivierung in einem Zwischenspeicher, der nach einem Tag geleert wird. Ein erstellter Export wird nur vorübergehend zum Herunterladen bereitgehalten.
• Kontoschliessung: Sie können Ihr Konto jederzeit per E-Mail an hello@magicheidi.ch schliessen lassen. Exportieren Sie Ihr Archiv vorher, solange Ihr Plan aktiv ist; nach der Schliessung ist kein Abruf und kein Export mehr möglich. Mit der Schliessung entfernen wir Ihre Anmeldung und alle erteilten Lesezugriffe. Dokumente, deren Aufbewahrungssperre abgelaufen ist, löschen wir. Dokumente, deren Sperre noch läuft, können auch wir nicht vorzeitig löschen: Sie bleiben gesperrt gespeichert, sind für niemanden mehr abrufbar und werden nach Ablauf ihrer Sperre gelöscht. Verzeichnis und Protokoll des Archivs löschen wir zusammen mit dem letzten Dokument.
• Ohne aktiven Plan (kostenlose zwölf Monate abgelaufen und kein Abo, oder Abo beendet) bleiben Ihr Konto und Ihre Dokumente bestehen. Die Dokumente bleiben unveränderbar gespeichert, bis ihre Aufbewahrungsfrist abläuft; Herunterladen und Export sind gesperrt, bis Sie (wieder) ein Abo abschliessen (Ziffer 3 der Nutzungsbedingungen).
• Angaben zu Abo und Zahlung bewahren wir so lange auf, wie es die gesetzliche Aufbewahrungspflicht für Geschäftsunterlagen verlangt (zehn Jahre, Art. 958f OR).
• Server-Protokolle bewahren wir 30 Tage auf (Ziffer 3).

Löschbegehren

Verlangt eine betroffene Person die Löschung von Daten, die in einem archivierten Dokument stehen, ist Ihr Unternehmen als Verantwortliche zuständig. Solange die gesetzliche Aufbewahrungspflicht läuft, steht sie der Löschung in der Regel entgegen; nach Fristende können Sie das Dokument löschen. Begehren, die bei uns eingehen, leiten wir an Sie weiter. Legen Sie nur Unterlagen ab, die tatsächlich aufbewahrungspflichtig sind: Ein irrtümlich archiviertes Dokument lässt sich nicht zurückholen.

8. Ihre Rechte

Sie können Auskunft über Ihre Personendaten verlangen, unrichtige Daten berichtigen lassen, die Herausgabe oder Übertragung Ihrer Daten verlangen und der Bearbeitung widersprechen oder die Löschung verlangen, soweit keine gesetzliche Pflicht und nicht die technische Aufbewahrungssperre entgegenstehen. Ihr gesamtes Archiv können Sie mit aktivem Plan jederzeit selbst exportieren. Schreiben Sie uns an hello@magicheidi.ch. Sie können sich zudem an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) wenden.

Magic Heidi Archiv richtet sich an Unternehmen und Selbständige mit Sitz in der Schweiz; es gilt das Schweizer Datenschutzgesetz (DSG). Soweit im Einzelfall zusätzlich die Datenschutz-Grundverordnung der EU (DSGVO) anwendbar ist, stehen Ihnen die dort vorgesehenen Rechte zu, namentlich das Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde Ihres Aufenthaltsorts und das Recht, eine Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Wir treffen keine automatisierten Einzelentscheidungen.

9. Sicherheit

• Alle Verbindungen sind verschlüsselt (TLS). Google Cloud verschlüsselt die gespeicherten Daten.
• Anmeldung ohne Passwort über einen einmalig gültigen Link an die bestätigte E-Mail-Adresse.
• Datenbank und Speicher sind für Browser nicht direkt erreichbar. Der Server ordnet jede Anfrage dem Archiv des angemeldeten Kontos zu.
• Dokumente werden über kurzlebige, einzeln ausgestellte Verweise abgerufen.
• Dokumente sind über mehrere Rechenzentren der Region Zürich verteilt gespeichert; Verzeichnis und Protokoll werden täglich gesichert.
• Jede Nacht wird jedes Dokument mit seiner Prüfsumme verglichen.

Die vollständige Liste der technischen und organisatorischen Massnahmen steht im Auftragsverarbeitungsvertrag.

Verletzungen der Datensicherheit

Für die Daten, für die wir Verantwortliche sind, melden wir dem EDÖB so rasch als möglich eine Verletzung der Datensicherheit, die voraussichtlich zu einem hohen Risiko für die Persönlichkeit oder die Grundrechte der betroffenen Personen führt (Art. 24 Abs. 1 DSG). Die betroffenen Personen informieren wir, wenn es zu ihrem Schutz erforderlich ist oder der EDÖB es verlangt (Art. 24 Abs. 4 DSG).

Für die Dokumente, die wir in Ihrem Auftrag aufbewahren, melden wir Ihnen als Auftragsbearbeiterin jede Verletzung der Datensicherheit so rasch als möglich (Art. 24 Abs. 3 DSG). Ob eine Meldung an den EDÖB oder eine Information der betroffenen Personen nötig ist, beurteilen Sie als Verantwortliche; wir unterstützen Sie dabei.

10. Cookies und lokaler Speicher

Wir verwenden keine Cookies zu Analyse- oder Werbezwecken und binden keine Inhalte von Drittanbietern ein; die Schriften werden von unserem eigenen Server geladen. Für den Abschluss und die Verwaltung eines Abos leiten wir Sie auf Seiten von Stripe weiter; dort gelten die Angaben von Stripe. Im Speicher Ihres Browsers legen wir nur ab, was für die Anmeldung nötig ist: Ihre E-Mail-Adresse zwischen dem Anfordern und dem Öffnen des Anmeldelinks sowie die Sitzungsdaten von Firebase Authentication, damit Sie angemeldet bleiben. Für die Anmeldung und für das Hoch- und Herunterladen von Dokumenten verbindet sich Ihr Browser direkt mit den Diensten von Google (Firebase Authentication, Cloud Storage in Zürich).

11. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich der Dienst oder die Rechtslage ändert. Über wesentliche Änderungen informieren wir per E-Mail. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung. Ergänzend gelten die Nutzungsbedingungen und der Auftragsverarbeitungsvertrag.