Hilfe: Archivieren Schritt für Schritt

Was gehört ins Archiv?

Ins Archiv gehören die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege deines Unternehmens, also alles, was deine Buchhaltung belegt. Entwürfe, private Dokumente und alles, was du noch ändern musst, gehören nicht hinein.

Das Gesetz spricht von Geschäftsbüchern und Buchungsbelegen (OR Art. 958f Abs. 1). Im Alltag sind das meistens:

ausgestellte und erhaltene Rechnungen;
Quittungen und Kassenbelege;
Konto- und Kreditkartenauszüge;
die Jahresrechnung mit Bilanz und Erfolgsrechnung;
Mehrwertsteuerabrechnungen;
Lohnunterlagen, etwa die Lohnabrechnungen;
Verträge und Geschäftskorrespondenz, soweit sie einen Geschäftsvorfall belegen;
die Bücher selbst, zum Beispiel Journal und Kontoblätter als PDF aus deinem Buchhaltungsprogramm.

Nicht ins Archiv gehören:

Entwürfe und Zwischenstände;
private Dokumente;
alles, was du noch ändern oder ergänzen musst.

Der Grund: Was archiviert ist, bleibt bis zum Ablauf der Frist gesperrt (siehe Falsche Datei archiviert). Vom Geschäftsbericht und vom Revisionsbericht kannst du eine Kopie ablegen; das unterzeichnete Original musst du zusätzlich auf Papier aufbewahren (OR Art. 958f Abs. 2).

Formate und Grenzen

Du kannst jedes Dateiformat ablegen. Dateien werden nie umgewandelt, sondern unverändert gespeichert. Für die Lesbarkeit über viele Jahre empfehlen wir PDF/A. Es gelten die Grenzen 1 GB pro Datei oder ZIP; ein ZIP darf höchstens 5000 Dateien und entpackt 2 GB enthalten. Der Inhalt der Dateien wird nicht ausgelesen: Es gibt keine Texterkennung und keine Volltextsuche. Gib Dateien deshalb Namen, an denen du sie wiedererkennst. Wie du Papier scannst, steht im Ratgeber Belege digital aufbewahren.

Checkliste zum Jahresabschluss

Am einfachsten einmal im Jahr, sobald das Geschäftsjahr abgeschlossen ist und Rechnungen und Belege vollständig sind. Die folgende Checkliste führt dich in acht Schritten durch.

Abschluss abwarten. Warte, bis das Geschäftsjahr abgeschlossen ist und alle Rechnungen und Belege des Jahres vorliegen.
Backup in Magic Heidi erstellen. Nutzt du Magic Heidi, erstellst du dort das Backup für das Jahr: ein ZIP mit deinen Rechnungen und Ausgabenbelegen. Lass es so, wie es ist (siehe Magic-Heidi-Belege archivieren).
Übrige Unterlagen sammeln. Konto- und Kreditkartenauszüge, Mehrwertsteuerabrechnungen, Lohnunterlagen und die Jahresrechnung.
Geschäftsjahr und Frist prüfen. Wähle das Geschäftsjahr, zu dem die Unterlagen gehören. Die Frist beträgt 10 Jahre ab Ende des Geschäftsjahres; für Unterlagen zu Immobilien wählst du 20 oder 26 Jahre (siehe Aufbewahrungspflicht und Fristen). Beides lässt sich nachträglich nicht korrigieren.
Geschäftsjahr prüfen, dann ablegen. Kontrolliere über der Ablagefläche Geschäftsjahr und Fristende. Ziehe dann die Dateien und das ZIP ins Archiv: Sie werden sofort archiviert.
Anzahl vergleichen. Vergleiche die Zahl der archivierten Dateien mit dem, was du erwartet hast. Dateien, die schon im Archiv liegen, werden als Duplikat übersprungen.
Verfahrensdokumentation ergänzen. Fülle den Teil zu deinem Unternehmen in der Verfahrensdokumentation aus oder erneuere ihn, wenn sich etwas geändert hat, und lege das Dokument im Archiv ab.
Lesezugriff erteilen. Braucht dein Treuhänder oder deine Revisionsstelle Einsicht, gibst du Lesezugriff.

Falsche Datei oder falsches Geschäftsjahr archiviert

Ein archiviertes Dokument kann bis zum Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist weder geändert noch gelöscht werden: nicht von dir, nicht von uns und auch nicht, wenn es irrtümlich abgelegt wurde. Dein Archiv bleibt trotzdem in Ordnung; die richtige Datei legst du zusätzlich ab.

So steht es in Ziffer 6 der Nutzungsbedingungen. Die Sperre gilt für alle, deshalb können wir auch auf Anfrage nichts entfernen oder berichtigen. Nach Ablauf der Frist kannst du das Dokument löschen. Was du im einzelnen Fall tun kannst:

Falsche Datei abgelegt. Sie bleibt bis zum Fristende im Archiv, und es geht nichts kaputt. Lege die richtige Datei zusätzlich ab.
Zu spätes Geschäftsjahr gewählt. Das Dokument bleibt länger gesperrt als nötig. Mehr passiert nicht.
Zu frühes Geschäftsjahr gewählt. Die Sperre endet früher als die gesetzliche Frist. Das Geschäftsjahr lässt sich nachträglich nicht korrigieren. Bewahre die Datei deshalb zusätzlich selbst auf, bis die richtige Frist abgelaufen ist, und schreib uns an hello@magicheidi.ch.
Dieselbe Datei nochmals abgelegt. Das Archiv erkennt sie an der Prüfsumme und überspringt sie; dieselbe Datei wird nicht zweimal gespeichert. Aus demselben Grund kannst du eine Datei nicht ein zweites Mal unter einem anderen Geschäftsjahr ablegen.

Lesezugriff für Treuhänder oder Revisionsstelle

Du trägst im Archiv unter «Zugriff» die E-Mail-Adresse der Person ein. Sie meldet sich danach auf archiv.magicheidi.ch mit genau dieser Adresse an und kann dein Archiv lesen, aber nichts ablegen oder löschen. Wir verschicken dabei keine E-Mail: Du teilst ihr die Adresse der Website und die eingetragene E-Mail-Adresse selbst mit.

Öffne im Archiv den Reiter «Zugriff». Nur du als Inhaberin oder Inhaber des Archivs siehst ihn.
Trage die E-Mail-Adresse der Person ein und erteile den Zugriff.
Teile der Person zwei Dinge mit: die Adresse archiv.magicheidi.ch und die E-Mail-Adresse, die du eingetragen hast. Von uns erhält sie keine Nachricht.
Die Person gibt auf archiv.magicheidi.ch genau diese E-Mail-Adresse ein und öffnet den Anmeldelink, den sie daraufhin erhält.
Den Zugriff kannst du am selben Ort jederzeit wieder entziehen.

Eine Person mit Lesezugriff kann Dokumente ansehen und herunterladen, die Integrität prüfen und das Archiv exportieren. Sie kann nichts ablegen, nichts löschen und keine Zugriffe erteilen oder entziehen. Jeder ihrer Zugriffe steht unter ihrer E-Mail-Adresse im Protokoll. Herunterladen und Export setzen voraus, dass dein Archiv ein aktives Abo hat.

Wenn die Person ein eigenes Archiv hat

Wer unter einer E-Mail-Adresse bereits ein eigenes Archiv hat, sieht mit dieser Adresse nur das eigene Archiv. Ein Treuhänder mit eigenem Archiv braucht deshalb für jeden Kunden eine andere E-Mail-Adresse. Erteile den Zugriff ausserdem, bevor sich die Person zum ersten Mal anmeldet: Ohne Lesezugriff wird ihr angeboten, ein eigenes Archiv einzurichten.

Export prüfen

Der Export ist ein ZIP mit allen Dokumenten im Originalformat (Ordner dokumente/), dem Verzeichnis mit den Prüfsummen (manifest.csv), dem vollständigen Protokoll mit den Zeitstempeln (journal.json) und einer Anleitung (LIESMICH.txt). Prüfsummen, Protokollkette und Zeitstempel lassen sich ohne unsere Software nachprüfen, mit Standardwerkzeugen wie shasum und OpenSSL.

Den Export startest du im Archiv im Reiter «Integrität & Export». Die folgenden drei Schritte stehen auch in der Datei LIESMICH.txt, die jedem Export beiliegt. Schritt 1 kannst du selbst ausführen, die Schritte 2 und 3 richten sich an Fachleute, etwa an deine Revisionsstelle.

1. Datei mit der Prüfsumme vergleichen

Berechne die SHA-256-Prüfsumme einer Datei aus dem Ordner dokumente:

shasum -a 256 <datei>

Das Ergebnis muss dem Wert in manifest.csv entsprechen und dem Wert im Protokolleintrag document.archived (Feld sha256) in journal.json.

2. Protokollkette nachrechnen

Jeder Eintrag in journal.json hat ein Feld hash. Es ist die SHA-256-Prüfsumme des UTF-8-Texts von:

JSON.stringify([archive.id, seq, at, actor, action, docId, sha256, detail, prevHash])

Fehlende Felder werden als null eingesetzt. prevHash ist der hash des vorangehenden Eintrags, beim ersten Eintrag 64 Nullen. seq zählt lückenlos ab 1.

3. Zeitstempel prüfen

Das Feld timestampToken ist eine RFC-3161-Antwort (TimeStampResp, DER, base64) der im Feld tsa genannten Stelle über den hash des Eintrags (als 32 Bytes, SHA-256-Imprint). Speichere den Wert in einer Datei token.b64 und prüfe ihn mit OpenSSL:

base64 -d < token.b64 > antwort.tsr
openssl ts -reply -in antwort.tsr -text
openssl ts -verify -digest <hash> -in antwort.tsr -CAfile <CA-Zertifikat der Stelle> -untrusted <TSA-Zertifikat>

Ein Zeitstempel belegt über die Verkettung auch alle früheren Einträge.

Anmeldung und Zugang

Du meldest dich ohne Passwort an, über einen einmal gültigen Link an deine E-Mail-Adresse. Wer Zugriff auf dieses Postfach hat, hat Zugriff auf das Archiv. Die Adresse lässt sich derzeit nicht selbst ändern; schreib uns deshalb an hello@magicheidi.ch, bevor du ein Postfach aufgibst oder verlierst.

Der Link gilt einmal. Öffne ihn im selben Browser, in dem du ihn angefordert hast. In einem anderen Browser oder auf einem anderen Gerät gibst du die E-Mail-Adresse nochmals ein. Ist ein Link schon benutzt, forderst du einen neuen an.
Nimm eine Adresse, die bleibt. Das Archiv läuft zehn Jahre oder länger. Verwende eine Adresse, auf die du dann noch Zugriff hast, und nicht das persönliche Postfach einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters.
Adresse ändern. Die Adresse deines Kontos lässt sich derzeit nicht selbst ändern. Steht ein Wechsel an, etwa beim Anbieter oder bei der Domain, schreib uns an hello@magicheidi.ch, solange du das alte Postfach noch hast.
Postfach schützen. Wer das Postfach lesen kann, kann sich im Archiv anmelden. Für den Schutz des Postfachs bist du verantwortlich; einen Missbrauch meldest du uns unverzüglich (Ziffer 4 der Nutzungsbedingungen).
Ein Konto, ein Archiv. Zu jedem Konto gehört genau ein Archiv für ein Unternehmen. Nur die Person, die es eröffnet hat, kann ablegen, nach Fristende löschen und Lesezugriffe erteilen.

Preis, Abo und Zahlung

Dieser Abschnitt gibt Ziffer 3 der Nutzungsbedingungen wieder. Massgebend ist ihr Wortlaut.

Preis

In den ersten 12 Monaten nach der Eröffnung ist dein Archiv kostenlos, bis 1 GB Speicher. Danach kostet es CHF 100 pro Jahr, bis 100 GB. Hast du ein bezahltes Magic-Heidi-Abo und verwendest für beide Produkte dieselbe E-Mail-Adresse, ist das Archiv ohne Zusatzkosten inbegriffen, ebenfalls bis 100 GB. Mehr als 100 GB gibt es auf Anfrage.

Die ersten 12 Monate: kostenlos, bis 1 GB Speicher. Die 12 Monate zählen ab der Eröffnung deines Archivs.
Danach: CHF 100 pro Jahr, bis 100 GB Speicher.
Mit Magic Heidi: im bezahlten Magic-Heidi-Abo inbegriffen, bis 100 GB. Wichtig ist, dass du dich im Archiv mit derselben E-Mail-Adresse anmeldest wie in Magic Heidi.
Mehr als 100 GB: auf Anfrage an hello@magicheidi.ch.

Ist der Speicher deines Plans voll, kannst du nichts mehr ablegen. Was schon archiviert ist, bleibt davon unberührt.

Zahlung und Kündigung des Abos

Das Abo schliesst du im Archiv ab. Automatisch wird nichts belastet: Aus den kostenlosen 12 Monaten entsteht keine Zahlungspflicht. Du zahlst per Karte; die Zahlung wickelt Stripe ab. Das Abo verlängert sich jedes Jahr um ein weiteres Jahr. Du kannst es jederzeit im Kundenportal kündigen, das du im Archiv über «Abo verwalten» erreichst. Das Abo schliesst die Person ab, der das Archiv gehört; Personen mit Lesezugriff zahlen nichts.

Ohne aktives Abo

Ohne aktives Abo kannst du nichts mehr ablegen, und Herunterladen und Export sind gesperrt. Deine Dokumente bleiben bis zum Ende ihrer Aufbewahrungsfrist unveränderbar gespeichert; Dokumentenliste, Protokoll und Integritätsprüfung bleiben sichtbar. Sobald du ein Abo abschliesst, funktionieren Herunterladen und Export wieder.

Ohne aktives Abo bist du, wenn die kostenlosen 12 Monate vorbei sind und du kein Abo abgeschlossen hast, oder wenn dein Abo geendet hat und das Archiv nicht in einem Magic-Heidi-Abo inbegriffen ist. Die Sperre gilt auch für Personen mit Lesezugriff.

Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht bleibt bei dir, auch ohne Abo: Du musst deine Unterlagen einer Behörde oder Revisionsstelle vorlegen können. Willst du das Abo nicht weiterführen, exportiere dein Archiv deshalb, solange es noch läuft, und bewahre den Export selbst auf.

Konto schliessen und Einstellung des Dienstes

Dieser Abschnitt gibt Ziffer 9 der Nutzungsbedingungen wieder. Massgebend ist ihr Wortlaut.

Konto schliessen

Das Abo zu kündigen, schliesst dein Konto nicht: Du kannst dich weiter anmelden und siehst Dokumentenliste, Protokoll und Integritätsprüfung. Willst du den Vertrag ganz beenden, schreibst du uns an hello@magicheidi.ch; das geht jederzeit und ohne Frist. Exportiere vorher dein Archiv, solange dein Abo oder die kostenlosen 12 Monate laufen. Wir können den Vertrag mit einer Frist von mindestens drei Monaten per E-Mail kündigen, fristlos nur bei einem schweren Verstoss gegen die Nutzungsbedingungen oder bei rechtswidriger Nutzung.

Nach Vertragsende

Mit dem Vertragsende entfernen wir deine Anmeldung und alle Lesezugriffe. Ablegen, Abruf und Export sind dann nicht mehr möglich. Dokumente, deren Sperre abgelaufen ist, löschen wir. Dokumente, deren Sperre noch läuft, kann niemand vorzeitig löschen: Sie bleiben gesperrt gespeichert, sind für niemanden mehr abrufbar und werden nach Ablauf ihrer Sperre gelöscht. Für die weitere Aufbewahrung während der gesetzlichen Frist bist du mit deinem Export selbst verantwortlich.

Einstellung des Dienstes

Wir stellen den Dienst nicht kurzfristig ein. Eine Einstellung kündigen wir mindestens zwölf Monate im Voraus per E-Mail an und halten den vollständigen Export bis zum Abschaltdatum bereit. Der Export enthält Dokumente, Prüfsummen, Protokoll und Zeitstempel, also alles, was du brauchst, um die Unterlagen andernorts weiter aufzubewahren und ihre Unveränderbarkeit nachzuweisen.

Kontakt und Betreiberin

Hilfe erhältst du per E-Mail an hello@magicheidi.ch. Eine Telefonnummer gibt es nicht.

Magic Heidi Archiv wird betrieben von der Magic Heidi AG, Route de Vaux 1, 1126 Vaux, Schweiz, UID CHE-215.620.945. Dokumente, Verzeichnis und Protokoll liegen in der Google Cloud, Region Zürich. Alle Angaben zur Betreiberin stehen im Impressum.