Magic Heidi Archiv als Alternative zu swiDOC

Stand: November 2026, Quelle: swidoc.ch (Startseite, Preise, Integrationen, Services; abgerufen am 10. November 2026). Angebote ändern sich; massgebend sind die Angaben des Anbieters.

Kurz gesagt

Wenn du Dokumente im Team ablegen und teilen, Belege mit dem Handy scannen, Personaldossiers führen oder dein Buchhaltungsprogramm direkt anbinden willst, bietet swiDOC mehr als Magic Heidi Archiv. Wenn du am Ende des Jahres einen Stapel Dateien hast, der zehn Jahre unveränderbar liegen muss, und dafür weder ein Projekt noch eine Schulung willst, ist Magic Heidi Archiv der kürzere Weg.

Vergleich im Überblick

	Magic Heidi Archiv	swiDOC
Ausrichtung	Reines Archiv für die gesetzliche Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen	Archivierungssoftware für KMU mit digitalem Archiv, Personaldossier, Vertragsablage und Dokumentenchat
Einstieg	Self-Service: E-Mail-Adresse eingeben, Anmeldelink öffnen, Dateien ablegen	30 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte; laut Anbieter «in nur 15 Minuten einsatzbereit – ohne Schulung»
Dokumente ablegen	Dateien oder ZIP per Drag-and-drop; Magic-Heidi-Backup wird erkannt	Drag-and-drop, automatisierte Ablage aus Buchhaltungssystemen, Scanning-App und E-Mail-Weiterleitung; Ordner und Unterordner
Integrationen	Keine	bexio, OneDrive, Proffix, infinity.swiss, pebe Live, Blond, AbaNinja (über ArchiveNinja) und E-Mail; dazu Zapier und eine REST-API
Scan-App fürs Smartphone	Nein	Ja, in allen Paketen enthalten
Suche	Nach Dateiname, Pfad, Geschäftsjahr und Quelle; keine Volltextsuche	Volltextsuche mit automatischer Texterkennung (OCR), Filter und Suche nach Attributen; dazu ein KI-Chatbot für Fragen zu Dokumenten (auf der Preisseite als Beta bezeichnet)
Zusammenarbeit	Eine verantwortliche Person pro Archiv; Lesezugriff für Treuhänder oder Revisionsstelle	Zugriffsfreigabe für Team, Treuhänder oder Revisor; Rollen (Administrator, Bearbeiter, Leser); Anzahl Nutzer je nach Paket; Pakete mit Mandantenfähigkeit für Treuhänder
Personaldossier	Nein	Ja; der Zugang zu vertraulichen Informationen lässt sich beschränken
Scanning-Dienstleistung	Nein	Ja, als Service (Digitalisierung und Scanning von Altbeständen)
Speicherort	Google Cloud, Region Zürich	Laut Anbieter «Schweizer Cloud-Plattform», «Serverstandort Schweiz nach ISO 27001»
Gesamtexport	Ja: Dokumente, Verzeichnis mit Prüfsummen, Protokoll mit Zeitstempeln	Ja: laut Anbieter alle Dokumente und Metadaten als ZIP-Datei
Preis	Die ersten 12 Monate kostenlos (bis 1 GB), danach CHF 100 pro Jahr (bis 100 GB); im bezahlten Magic-Heidi-Abo inbegriffen	Paket S CHF 18.90 pro Monat (bis 2 Nutzer, 10 GB), Paket M CHF 49.90 pro Monat (bis 3 Nutzer, 30 GB), Enterprise / Treuhand Starter CHF 99 pro Monat (unbegrenzte Nutzer, 60 GB); Treuhand-Pakete mit mehr Mandanten bis CHF 479 pro Monat. Aktuelle Preise auf swidoc.ch

Was swiDOC mehr bietet

swiDOC deckt nach eigenen Angaben deutlich mehr ab als die reine Aufbewahrung:

eine Scanning-App für das Smartphone;
Ordner und Unterordner, Schlagwörter, Texterkennung (OCR) und Volltextsuche;
Integrationen, unter anderem mit bexio, OneDrive, Proffix, infinity.swiss, pebe Live, Blond und AbaNinja, dazu E-Mail-Weiterleitung, Zapier und eine REST-API;
ein digitales Personaldossier und eine Vertragsablage;
einen KI-Chatbot, der Fragen zu den abgelegten Dokumenten beantwortet (auf der Preisseite als Beta bezeichnet);
Rollen für mehrere Nutzer, Zugriffsfreigaben für Team, Treuhänder und Revisor sowie Pakete für Treuhänder mit mehreren Mandanten;
Multi-Faktor-Authentifizierung per SMS;
Dienstleistungen wie Scanning von Altbeständen, ERP-Integration und Prozessautomatisierung sowie individuelle Schulungen (laut Preisseite CHF 150 pro Stunde).

Nichts davon gibt es in Magic Heidi Archiv.

Was Magic Heidi Archiv anders macht

Ein Zweck. Magic Heidi Archiv bewahrt Geschäftsunterlagen nach den Regeln der Geschäftsbücherverordnung auf. Es gibt keine Ordner, keine Workflows und nichts einzurichten.
In einer Minute startklar. Konto mit der E-Mail-Adresse eröffnen, ohne Passwort. Firma und Ende des Geschäftsjahres angeben, fertig.
Ein ZIP genügt. Ein ganzes Geschäftsjahr lässt sich als ZIP ablegen (1 GB pro Datei oder ZIP, bis 5000 Dateien und 2 GB entpackt). Das Jahres-Backup aus Magic Heidi wird erkannt.
Nachweise zum Selberprüfen. SHA-256-Prüfsumme pro Dokument, verkettetes Protokoll, RFC-3161-Zeitstempel einer unabhängigen Stelle, Aufbewahrungssperre im Speicher in Zürich, nächtliche Integritätsprüfung. Der Export lässt sich ohne unsere Software nachprüfen.
Lesezugriff statt Teamfunktionen. Treuhänder oder Revisionsstelle können ansehen, herunterladen und exportieren.

Wann passt was?

swiDOC passt eher, wenn du

mit mehreren Personen an Dokumenten arbeitest und abgestufte Zugriffsrechte brauchst;
Belege aus bexio, Proffix oder einem anderen angebundenen System automatisch ablegen willst;
Papierbelege unterwegs mit dem Smartphone erfassen möchtest;
neben der Buchhaltung auch Personaldossiers und Verträge verwalten willst;
in den Inhalten deiner Dokumente suchen oder Fragen dazu stellen möchtest;
als Treuhänder mehrere Mandanten in einer Lösung führen willst.

Magic Heidi Archiv passt eher, wenn du

nur die gesetzliche Aufbewahrungspflicht erfüllen willst und deine Unterlagen bereits als Dateien hast;
einmal oder wenige Male im Jahr archivierst, zum Beispiel nach dem Jahresabschluss;
Magic Heidi nutzt und das Backup-ZIP ablegen möchtest;
keine Software einführen, sondern ein Thema abhaken willst.

Gut zu wissen

Eine amtliche Zertifizierung für Archive sieht das Schweizer Recht nicht vor; unsere Aussage «nach GeBüV gebaut» ist eine Selbsteinschätzung, die wir in der Verfahrensdokumentation belegen. Unabhängig vom gewählten Produkt bleiben die Verfahrensdokumentation für dein Unternehmen und die unterzeichneten Originale von Geschäftsbericht und Revisionsbericht (OR Art. 958f Abs. 2) deine Aufgabe.

swiDOC ist ein Angebot der meinThurgau AG, Weinfelden (laut Impressum auf swidoc.ch). Magic Heidi Archiv und die Magic Heidi AG stehen in keiner Verbindung zur meinThurgau AG. Dieser Vergleich gibt die öffentlich zugänglichen Angaben auf swidoc.ch vom 10. November 2026 wieder und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit.