Nutzungsbedingungen

Kurzfassung

• Magic Heidi Archiv bewahrt Ihre Geschäftsunterlagen unveränderbar auf. Mehr tut es nicht.
• Was archiviert ist, kann bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden, auch nicht von uns.
• Die ersten zwölf Monate sind kostenlos, bis 1 GB Speicher. Danach kostet der Dienst CHF 100 pro Jahr, bis 100 GB. Mit einem bezahlten Magic-Heidi-Abo ist er ohne Zusatzkosten inbegriffen.
• Ein Abo schliessen Sie selbst ab. Ohne Ihre Zustimmung zahlen Sie nichts.
• Ohne aktiven Plan können Sie nichts ablegen, herunterladen oder exportieren. Ihre Dokumente bleiben bis zum Ablauf ihrer Aufbewahrungsfrist unveränderbar gespeichert. Mit einem Abo sind Herunterladen und Export wieder möglich.
• Mit aktivem Plan können Sie Ihr Archiv jederzeit vollständig exportieren.
• Für Ihre Buchführung und die Vollständigkeit Ihrer Unterlagen bleiben Sie verantwortlich.

1. Anbieterin und Geltungsbereich

Magic Heidi Archiv (der «Dienst») wird von der Magic Heidi AG, Route de Vaux 1, 1126 Vaux, Schweiz, UID CHE-215.620.945 («wir») angeboten. Diese Bedingungen regeln die Nutzung des Dienstes durch Unternehmen und Selbständige mit Sitz in der Schweiz («Sie»). Mit der Eröffnung eines Archivs nehmen Sie sie an. Der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist Bestandteil dieser Bedingungen. Der Dienst richtet sich nicht an Konsumentinnen und Konsumenten.

2. Leistung

Der Dienst umfasst:

• die Ablage einzelner Dateien und von ZIP-Archiven, die in ihre Dateien zerlegt werden;
• die unveränderte Speicherung jeder Datei in der Google Cloud, Region Zürich (europe-west6);
• eine SHA-256-Prüfsumme pro Dokument, ein verkettetes Protokoll aller Vorgänge und Zeitstempel nach RFC 3161 von einer externen Zeitstempelstelle;
• eine Aufbewahrungssperre pro Dokument bis zum Ende der gewählten Frist (10, 20 oder 26 Jahre ab Ende des gewählten Geschäftsjahres);
• eine tägliche Integritätsprüfung aller Dokumente sowie eine Prüfung auf Abruf;
• Suche nach Dateiname, Pfad, Geschäftsjahr und Quelle, Abruf einzelner Dokumente und Gesamtexport;
• Lesezugriff für von Ihnen bezeichnete Personen, etwa Ihre Treuhänderin oder Ihre Revisionsstelle;
• eine Vorlage für die Verfahrensdokumentation nach Art. 4 GeBüV.

Es gelten technische Grenzen: höchstens 1 GB pro Datei oder ZIP; ein ZIP darf höchstens 5000 Dateien und entpackt 2 GB enthalten. Nicht Teil des Dienstes sind insbesondere Texterkennung (OCR), Volltextsuche, künstliche Intelligenz, Schnittstellen zu anderen Programmen, Buchhaltungsfunktionen und Beratung.

3. Preise, Zahlung und Abo

• Kostenlose erste zwölf Monate: In den ersten zwölf Monaten ab der Eröffnung des Archivs ist der Dienst kostenlos, bis zu 1 GB Speicher. Aus dieser Zeit entsteht keine Zahlungspflicht.
• Jahresabo: Danach kostet der Dienst CHF 100 pro Jahr, bis zu 100 GB Speicher. Sie können das Abo auch schon vor Ablauf der zwölf Monate abschliessen. Massgebend sind der Preis und die Angaben, die Ihnen beim Abschluss des Abos im Bezahlvorgang angezeigt werden.
• Magic-Heidi-Abo: Solange Sie ein kostenpflichtiges Abo von Magic Heidi haben und für beide Produkte dieselbe E-Mail-Adresse verwenden, ist der Dienst ohne Zusatzkosten inbegriffen, bis zu 100 GB Speicher. Endet Ihr Magic-Heidi-Abo, gelten für das Archiv die übrigen Bestimmungen dieser Ziffer.
• Mehr als 100 GB: auf Anfrage an hello@magicheidi.ch.
• Speichergrenze: Ist die Speichergrenze Ihres Plans erreicht, können Sie keine weiteren Dokumente ablegen. Bereits archivierte Dokumente sind davon nicht betroffen.
• Zahlung und Laufzeit: Das Abo bezahlen Sie per Karte. Die Zahlung wickelt Stripe ab (Stripe Payments Europe Ltd., Irland). Das Abo läuft ein Jahr und verlängert sich jeweils um ein weiteres Jahr; der Preis wird bei jeder Verlängerung Ihrer Karte belastet.
• Kündigung des Abos: Sie können das Abo jederzeit im Kundenportal kündigen, das Sie aus dem Archiv heraus erreichen. Die Kündigung des Abos beendet weder diesen Vertrag noch die Aufbewahrung Ihrer Dokumente.

Aktiver Plan

Sie haben einen «aktiven Plan», solange die kostenlosen ersten zwölf Monate laufen, Sie ein Jahresabo haben oder der Dienst in Ihrem Magic-Heidi-Abo inbegriffen ist.

Ohne aktiven Plan

Ohne aktiven Plan stehen Sie, wenn die kostenlosen zwölf Monate abgelaufen sind und Sie kein Abo abgeschlossen haben, oder wenn Ihr Abo geendet hat, sei es durch Ihre Kündigung oder weil eine Zahlung nicht eingezogen werden konnte. Dann gilt:

• Sie können keine neuen Dokumente ablegen.
• Das Herunterladen einzelner Dokumente und der Export des Archivs sind gesperrt, für Sie und für Personen mit Lesezugriff.
• Ihre Dokumente bleiben unveränderbar gespeichert, bis ihre Aufbewahrungsfrist abläuft. Die Dokumentenliste, das Protokoll und die Integritätsprüfung bleiben für Sie sichtbar.
• Sobald Sie (wieder) ein Abo abschliessen, sind Herunterladen und Export wieder möglich.

Für die Erfüllung Ihrer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht bleiben Sie selbst verantwortlich, auch ohne aktiven Plan. Dazu gehört, dass Sie Ihre Unterlagen einer Behörde oder Revisionsstelle innert angemessener Frist vorlegen können (Art. 958f OR, Art. 6 GeBüV). Wenn Sie den Dienst nicht weiter bezahlen wollen, exportieren Sie Ihr Archiv deshalb, solange Ihr Plan aktiv ist, und bewahren Sie den Export selbst auf.

4. Konto und Zugang

Der Zugang erfolgt ohne Passwort über einen einmalig gültigen Link an Ihre E-Mail-Adresse. Wer Zugriff auf dieses Postfach hat, hat Zugriff auf das Archiv. Sie sind dafür verantwortlich, das Postfach zu schützen und uns einen Missbrauch unverzüglich zu melden. Zu jedem Konto gehört genau ein Archiv für ein Unternehmen. Die Person, die das Archiv eröffnet, gilt als archivverantwortliche Person im Sinne von Art. 7 GeBüV. Nur sie kann Dokumente ablegen, nach Fristende löschen und Lesezugriffe erteilen oder entziehen. Personen mit Lesezugriff können ansehen, herunterladen, prüfen und exportieren, soweit Ziffer 3 es zulässt; ihre Zugriffe werden unter ihrer eigenen E-Mail-Adresse protokolliert. Sie machen wahrheitsgemässe Angaben und geben Ihr Konto nicht an Dritte weiter.

5. Ihre Pflichten

• Sie legen nur Unterlagen ab, zu deren Aufbewahrung Sie berechtigt sind und die keine Rechte Dritter verletzen.
• Sie sind für die Ordnungsmässigkeit Ihrer Buchführung, für die Vollständigkeit und rechtzeitige Ablage der Unterlagen und für die Qualität von Scans verantwortlich.
• Sie wählen Geschäftsjahr und Aufbewahrungsfrist beim Ablegen selbst und prüfen, ob für Ihre Unterlagen längere oder besondere Fristen gelten.
• Sie bewahren den Geschäftsbericht und den Revisionsbericht zusätzlich schriftlich und unterzeichnet auf (Art. 958f Abs. 2 OR).
• Sie ergänzen den Teil der Verfahrensdokumentation, der Ihr Unternehmen betrifft, und halten ihn aktuell.
• Das Risiko der Vernichtung von Papieroriginalen nach dem Scannen tragen Sie.

6. Aufbewahrungssperre

Jedes Dokument wird mit einer Sperre bis zum Fristende gespeichert. Die Sperre ist unwiderruflich. Bis zu ihrem Ablauf kann ein Dokument weder geändert noch gelöscht werden: nicht von Ihnen, nicht von uns, nicht auf Verlangen Dritter und auch nicht, wenn es irrtümlich abgelegt wurde. Die Frist kann nachträglich nicht verkürzt werden. Nach Fristende können Sie das Dokument löschen; solange der Vertrag läuft, findet eine automatische Löschung nicht statt (zum Vertragsende siehe Ziffer 9). Jede Löschung wird protokolliert, der Protokolleintrag bleibt bestehen.

7. Ihre Daten und Datenschutz

Die Dokumente bleiben Ihre Daten. Wir erwerben daran keine Rechte und bearbeiten sie ausschliesslich, um den Dienst zu erbringen. Soweit die Dokumente Personendaten enthalten, handeln wir als Auftragsbearbeiterin nach Art. 9 DSG. Dafür gilt der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV); er wird mit der Annahme dieser Bedingungen Vertragsbestandteil und geht ihnen bei Widersprüchen zum Datenschutz vor. Mit der Annahme genehmigen Sie den Beizug der dort aufgeführten Unterauftragsbearbeiter: Google (Speicherung und Betrieb in der Region Zürich, Anmeldung über Firebase Authentication), Vercel (Auslieferung der Seiten der Website; erhält keine archivierten Dokumente) sowie die Zeitstempelstellen DigiCert und FreeTSA (erhalten ausschliesslich Prüfsummen). Für die Zahlung des Abos setzen wir zudem Stripe ein (Stripe Payments Europe Ltd., Irland); Stripe erhält Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Zahlungsdaten, aber keine archivierten Dokumente. Wie wir Personendaten als Verantwortliche bearbeiten, steht in der Datenschutzerklärung.

8. Verfügbarkeit und Änderungen des Dienstes

Wir betreiben den Dienst mit der gebotenen Sorgfalt, können aber keine unterbrechungsfreie Verfügbarkeit zusichern. Wartungsarbeiten und Störungen bei Dienstleistern können den Zugang vorübergehend einschränken. Die Zeitstempel beziehen wir von externen Stellen ohne zugesicherte Verfügbarkeit; ist eine Stelle nicht erreichbar, wird der Zeitstempel mit dem nächsten Vorgang nachgeholt. Wir dürfen den Dienst weiterentwickeln, solange die bereits archivierten Dokumente, ihre Prüfsummen, das Protokoll und die Exportmöglichkeit erhalten bleiben. Einen Wechsel des Speicherorts protokollieren wir nach Art. 10 GeBüV.

9. Export, Kündigung und Einstellung

• Export: Mit aktivem Plan (Ziffer 3) können Sie jederzeit das gesamte Archiv exportieren: alle Dokumente im Originalformat, ein Verzeichnis mit den Prüfsummen und das vollständige Protokoll mit den Zeitstempeln. Der Export lässt sich ohne unsere Software nachprüfen. Ohne aktiven Plan ist der Export gesperrt.
• Kündigung des Abos: Sie kündigen das Abo im Kundenportal (Ziffer 3). Der Vertrag und Ihr Konto bleiben bestehen; für Ihr Archiv gilt danach, was in Ziffer 3 unter «Ohne aktiven Plan» steht.
• Beendigung des Vertrags durch Sie: Sie können den Vertrag jederzeit ohne Frist beenden und Ihr Konto schliessen lassen, per E-Mail an hello@magicheidi.ch. Exportieren Sie vorher Ihr Archiv, solange Ihr Plan aktiv ist; die gesetzliche Aufbewahrungspflicht bleibt bei Ihnen. Ein laufendes Abo kündigen Sie zusätzlich im Kundenportal.
• Kündigung durch uns: Wir können den Vertrag mit einer Frist von mindestens drei Monaten per E-Mail kündigen. Fristlos können wir nur kündigen oder den Zugang sperren, wenn Sie schwer gegen diese Bedingungen verstossen oder den Dienst rechtswidrig nutzen; wenn möglich mahnen wir Sie vorher ab. Bis zum Vertragsende bleiben Abruf und Export nach Ziffer 3 möglich.
• Nach Vertragsende: Mit dem Vertragsende entfernen wir Ihre Anmeldung und alle Lesezugriffe. Ablegen, Abruf und Export sind dann nicht mehr möglich. Dokumente, deren Aufbewahrungssperre abgelaufen ist, löschen wir. Dokumente, deren Sperre noch läuft, kann niemand vorzeitig löschen, auch wir nicht: Sie bleiben gesperrt gespeichert, sind für niemanden mehr abrufbar und werden nach Ablauf ihrer Sperre gelöscht; Verzeichnis und Protokoll löschen wir zusammen mit dem letzten Dokument. Für die weitere Aufbewahrung während der gesetzlichen Frist sind Sie mit Ihrem Export selbst verantwortlich.
• Einstellung des Dienstes: Weil Sie gesetzlich zehn Jahre oder länger aufbewahren müssen, stellen wir den Dienst nicht kurzfristig ein. Wir kündigen eine Einstellung mindestens zwölf Monate im Voraus per E-Mail an und halten den vollständigen Export bis zum Abschaltdatum bereit. Der Export enthält alles, was Sie brauchen, um die Unterlagen andernorts weiter aufzubewahren und ihre Unveränderbarkeit nachzuweisen: Dokumente, Prüfsummen, Protokoll und Zeitstempel.

10. Keine Beratung, keine Zertifizierung

Der Dienst ist nach den Anforderungen der Geschäftsbücherverordnung an veränderbare Informationsträger (Art. 9 Abs. 1 Bst. b GeBüV) gebaut. Das Schweizer Recht sieht dafür keine amtliche Zertifizierung vor; die Aussage ist eine Selbsteinschätzung, deren Grundlage die Verfahrensdokumentation offenlegt. Ob Ihre Aufbewahrung insgesamt den gesetzlichen Anforderungen genügt, hängt auch von Ihrer Organisation ab. Der Dienst und die Inhalte dieser Website sind keine Rechts-, Steuer- oder Treuhandberatung.

11. Haftung

Wir haften unbeschränkt für Schäden, die wir absichtlich oder grobfahrlässig verursachen (Art. 100 Abs. 1 OR), sowie in allen Fällen, in denen das Gesetz eine Beschränkung nicht zulässt.

Im Übrigen haften wir, soweit gesetzlich zulässig, nicht für indirekte Schäden und Folgeschäden, namentlich nicht für entgangenen Gewinn oder Umsatz, Bussen, Steuerfolgen, Kosten der Wiederbeschaffung von Unterlagen oder Datenverlust, und nicht für Schäden aus der Störung oder dem Ausfall von Dienstleistern. Unsere gesamte Haftung aus diesem Vertrag ist auf den Betrag beschränkt, den Sie uns in den zwölf Monaten vor dem schädigenden Ereignis für den Dienst bezahlt haben.

In den kostenlosen ersten zwölf Monaten bezahlen Sie nichts. In dieser Zeit ist unsere Haftung für leichte Fahrlässigkeit deshalb ausgeschlossen, soweit das Gesetz es zulässt; die Haftung für Absicht und grobe Fahrlässigkeit bleibt unbeschränkt.

Der Dienst wird im gesetzlich zulässigen Umfang so bereitgestellt, wie er ist. Wir empfehlen, den Export regelmässig herunterzuladen, solange Ihr Plan aktiv ist, und Unterlagen von besonderer Bedeutung zusätzlich an einem zweiten Ort aufzubewahren.

12. Geistiges Eigentum

Die Software, die Marke und die Inhalte dieser Website gehören uns oder unseren Lizenzgebern. Sie erhalten für die Dauer des Vertrags das nicht übertragbare Recht, den Dienst für Ihr Unternehmen zu nutzen.

13. Änderungen dieser Bedingungen

Wir können diese Bedingungen anpassen. Wesentliche Änderungen teilen wir Ihnen mindestens 30 Tage vor dem Inkrafttreten per E-Mail mit. Sind Sie nicht einverstanden, können Sie den Vertrag auf den Zeitpunkt des Inkrafttretens beenden; Ziffer 9 gilt. Nutzen Sie den Dienst danach weiter, gelten die neuen Bedingungen. Die Aufbewahrungssperre bereits archivierter Dokumente und die Exportmöglichkeit schränken wir durch eine Änderung nicht ein.

14. Anwendbares Recht und Gerichtsstand

Wenn etwas nicht stimmt, schreiben Sie uns zuerst an hello@magicheidi.ch; wir suchen eine direkte Lösung. Es gilt Schweizer Recht unter Ausschluss des Kollisionsrechts. Ausschliesslicher Gerichtsstand ist der Sitz der Magic Heidi AG; zwingende gesetzliche Gerichtsstände bleiben vorbehalten.

15. Schlussbestimmungen

Diese Bedingungen bilden zusammen mit dem Auftragsverarbeitungsvertrag die gesamte Vereinbarung über den Dienst. Ist eine Bestimmung unwirksam, bleiben die übrigen gültig; an die Stelle der unwirksamen tritt eine gültige, die demselben Zweck dient. Massgebend ist die deutsche Fassung. Fragen zu diesen Bedingungen richten Sie an hello@magicheidi.ch.