Belege digital aufbewahren: revisionssichere Archivierung für KMU

Was das Gesetz erlaubt

Geschäftsbücher und Buchungsbelege können auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden, soweit die Übereinstimmung mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen und Sachverhalten gewährleistet ist und sie jederzeit wieder lesbar gemacht werden können (OR Art. 958f Abs. 3). Die Eidgenössische Steuerverwaltung hält in der MWST-Info 16 fest, dass elektronisch aufbewahrte Unterlagen dieselbe Beweiskraft haben wie solche auf Papier, sofern sämtliche Anforderungen der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) erfüllt sind.

Eine Ausnahme bleibt: Geschäftsbericht und Revisionsbericht sind schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren (OR Art. 958f Abs. 2). Das unterzeichnete Original gehört weiterhin in den Ordner.

Was «revisionssicher» bedeutet

Im Alltag spricht man von revisionssicherer Archivierung. Die GeBüV umschreibt in Art. 3, worum es geht: Unterlagen müssen so aufbewahrt werden, dass sie nicht geändert werden können, ohne dass sich dies feststellen lässt. Auf einer Festplatte, einem Netzlaufwerk oder in einem gewöhnlichen Cloud-Ordner lässt sich eine Datei überschreiben oder löschen, ohne dass eine Spur bleibt. Solche Datenträger gelten als veränderbar (GeBüV Art. 9 Abs. 2), und für sie verlangt Art. 9 Abs. 1 Bst. b zusätzliche Massnahmen:

ein technisches Verfahren, das die Integrität jedes Dokuments sichert, etwa eine Prüfsumme;
einen unverfälschbaren Nachweis, wann das Dokument gespeichert wurde, etwa einen Zeitstempel;
dokumentierte Abläufe und aufbewahrte Protokolle.

Dazu kommen die allgemeinen Pflichten: Zugriffe aufzeichnen und Unbefugte fernhalten (Art. 8), ein systematisches Verzeichnis führen (Art. 8), Integrität und Lesbarkeit regelmässig prüfen (Art. 10) und die Unterlagen einer berechtigten Person innert angemessener Frist vorlegen können (Art. 6). Eine digitale Signatur auf jedem Beleg ist dagegen nicht vorgeschrieben. Die Einzelheiten stehen im Ratgeber GeBüV einfach erklärt.

Papier scannen: so gehst du vor

Vollständig und lesbar scannen. Alle Seiten, auch Rückseiten mit Inhalt. Beträge, Datum, Mehrwertsteuernummer und Stempel müssen lesbar sein.
Mit dem Original vergleichen. Bevor du das Papier weglegst, kontrollierst du, ob der Scan dem Original entspricht.
Zeitnah archivieren. Je kürzer der Weg vom Beleg ins Archiv, desto kleiner die Lücke, in der etwas verloren gehen oder verändert werden kann.
Ein beständiges Format wählen. Das KMU-Portal des Bundes empfiehlt PDF/A. Dateien mit dynamischen Inhalten sind ungeeignet.
Das Vorgehen festhalten. Wer scannt, innert welcher Frist, wie die Qualität geprüft wird und was mit dem Papier geschieht, gehört in die Verfahrensdokumentation (GeBüV Art. 4).

Darf das Papier danach in den Schredder?

Das Gesetz verlangt nicht, dass du das Papieroriginal nach dem Scannen behältst. Die ESTV stellt aber klar, wer die Folgen trägt: Das aufbewahrungspflichtige Unternehmen trägt die mit der Vernichtung des ursprünglichen Informationsträgers verbundenen Risiken (MWST-Info 16, Ziff. 1.4.1). Ist ein Scan unvollständig oder unleserlich und das Papier weg, fehlt dir der Beleg.

Viele Unternehmen behalten das Papier deshalb noch eine Weile, zum Beispiel bis zum Jahresabschluss, und vernichten es erst nach einer Stichprobe. Eine Software, die verspricht, das Schreddern sei ohne Risiko, verspricht zu viel. Verträge und Urkunden mit Originalunterschrift solltest du unabhängig davon aufbewahren.

Digitale Originale digital lassen

Was elektronisch entstanden ist, bleibt am besten in genau dieser Form: die PDF-Rechnung aus der E-Mail, der Kontoauszug aus dem E-Banking, die strukturierte Datei aus der Buchhaltung. Bei manchen Dokumenten ist das sogar Pflicht. Elektronische Veranlagungsverfügungen des Zolls etwa verlieren laut ESTV ihren Originalcharakter, wenn sie nur ausgedruckt oder in einem anderen Dateiformat aufbewahrt werden, und elektronisch übermittelte Zolldaten müssen in elektronischer Form aufbewahrt werden (Zollverordnung Art. 97 Abs. 1). Ein Archiv sollte Dateien deshalb unverändert speichern und nie umwandeln.

Checkliste für dein digitales Archiv

Jede Datei hat eine Prüfsumme, und die Prüfsummen sind selbst gegen Änderungen geschützt.
Der Zeitpunkt der Ablage stammt aus einer unabhängigen Quelle.
Niemand kann vor Ablauf der Frist löschen oder überschreiben.
Zugriffe, Exporte und Löschungen werden protokolliert; das Protokoll bleibt so lange wie die Unterlagen.
Die Integrität wird regelmässig geprüft.
Alles lässt sich vollständig exportieren und ohne die Software des Anbieters nachprüfen.
Die Fristen rechnen ab Ende des Geschäftsjahres (siehe Aufbewahrungspflicht).
Eine Verfahrensdokumentation beschreibt, wie archiviert wird.

So löst es Magic Heidi Archiv

Du ziehst Dateien oder ein ZIP ins Archiv (1 GB pro Datei oder ZIP, bis 5000 Dateien und 2 GB entpackt). Jede Datei wird unverändert gespeichert, erhält eine SHA-256-Prüfsumme und einen Eintrag in einem verketteten Protokoll, das mit RFC-3161-Zeitstempeln einer unabhängigen Stelle versehen wird. Bis zum Fristende sperrt der Speicher in Zürich jedes Löschen. Jede Nacht wird alles nachgeprüft, und für die Revisionsstelle oder deinen Treuhänder gibt es einen Lesezugriff und einen vollständigen Export. Eine Vorlage für die Verfahrensdokumentation ist dabei.

Nicht dabei sind Texterkennung, Volltextsuche, eine Scan-App und Schnittstellen zu anderen Programmen: Magic Heidi Archiv bewahrt auf, was du bereits als Datei hast. Nutzt du Magic Heidi, kannst du das Jahres-Backup direkt ablegen.