Aufbewahrungspflicht in der Schweiz: Fristen für Geschäftsunterlagen

Die Grundregel: zehn Jahre

Das Obligationenrecht verpflichtet buchführungspflichtige Unternehmen, ihre Geschäftsbücher, die Buchungsbelege, den Geschäftsbericht und den Revisionsbericht während zehn Jahren aufzubewahren (OR Art. 958f Abs. 1).

Was ein Buchungsbeleg ist, umschreibt das Gesetz allgemein: Als Buchungsbeleg gelten «alle schriftlichen Aufzeichnungen auf Papier oder in elektronischer oder vergleichbarer Form, die notwendig sind, um den einer Buchung zugrunde liegenden Geschäftsvorfall oder Sachverhalt nachvollziehen zu können» (OR Art. 957a Abs. 3). Eine Liste von Belegarten enthält das Gesetz nicht. Massgebend ist, ob du eine Unterlage brauchst, um eine Buchung zu erklären. Bei einer Rechnung oder Quittung, auf die sich eine Buchung stützt, ist das der Fall; im Zweifel hilft deine Treuhänderin oder dein Treuhänder.

Ab wann läuft die Frist?

Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres (OR Art. 958f Abs. 1). Massgebend ist also nicht das Belegdatum und auch nicht der Tag, an dem du den Beleg ablegst.

Geschäftsjahr gleich Kalenderjahr: Eine Rechnung vom 14. März 2025 gehört zum Geschäftsjahr 2025. Die Frist beginnt am 31. Dezember 2025 und endet am 31. Dezember 2035.
Geschäftsjahr bis 30. Juni: Dieselbe Rechnung gehört zum Geschäftsjahr, das am 30. Juni 2025 endet. Sie ist bis zum 30. Juni 2035 aufzubewahren.

Wer nur «zehn Jahre ab Belegdatum» rechnet, löscht im schlechtesten Fall mehrere Monate zu früh. Im Zweifel gilt: lieber ein Jahr zu lang als einen Tag zu kurz.

Die Fristen im Überblick

Unterlagen	Frist	Grundlage
Geschäftsbücher und Buchungsbelege	10 Jahre ab Ende des Geschäftsjahres	OR Art. 958f Abs. 1
Geschäftsbericht und Revisionsbericht	10 Jahre, schriftlich und unterzeichnet	OR Art. 958f Abs. 1 und 2
Unterlagen für die Mehrwertsteuer	Bis zur absoluten Verjährung der Steuerforderung: 10 Jahre nach Ablauf der Steuerperiode	MWSTG Art. 70 Abs. 2, Art. 42 Abs. 6
Mehrwertsteuer-Unterlagen zu Immobilien	20 Jahre nach Gesetz, 26 Jahre nach Praxis der ESTV	MWSTG Art. 70 Abs. 3; MWST-Info 16, Ziff. 1.4.2

Für einzelne Bereiche gelten eigene Vorschriften, zum Beispiel im Zollrecht oder in regulierten Branchen. Wenn du unsicher bist, welche Frist für eine Unterlage gilt, frag deine Treuhänderin oder deinen Treuhänder.

Immobilien: 20 oder 26 Jahre?

Geschäftsunterlagen, die für die Mehrwertsteuer im Zusammenhang mit unbeweglichen Gegenständen benötigt werden, müssen nach dem Mehrwertsteuergesetz 20 Jahre aufbewahrt werden (MWSTG Art. 70 Abs. 3). Die Eidgenössische Steuerverwaltung nennt in ihrer MWST-Info 16 eine Aufbewahrung während 26 Jahren. Wer Liegenschaften kauft, baut oder umfassend saniert, ist mit 26 Jahren auf der sicheren Seite.

In welcher Form?

Geschäftsbücher und Buchungsbelege dürfen auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden, soweit die Übereinstimmung mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen und Sachverhalten gewährleistet ist und sie jederzeit wieder lesbar gemacht werden können (OR Art. 958f Abs. 3). Wie das elektronisch geht, regelt die Geschäftsbücherverordnung.

Eine Ausnahme gilt für Geschäftsbericht und Revisionsbericht: Sie sind schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren (OR Art. 958f Abs. 2). Eine digitale Kopie im Archiv ist praktisch, ersetzt aber das unterzeichnete Original nicht.

Und nach Ablauf der Frist?

Weder das OR noch die GeBüV verlangen, dass Unterlagen am Tag des Fristablaufs vernichtet werden. Das Datenschutzgesetz verlangt aber, dass Personendaten vernichtet oder anonymisiert werden, sobald sie für den Zweck der Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind (DSG Art. 6 Abs. 4). Nach Fristende solltest du deshalb bewusst entscheiden: löschen oder, zum Beispiel bei einem hängigen Rechtsstreit oder Steuerverfahren, mit Begründung weiter aufbewahren.

So rechnet Magic Heidi Archiv

Beim Einrichten gibst du an, wann dein Geschäftsjahr endet. Beim Ablegen wählst du das Geschäftsjahr und die Frist: 10, 20 oder 26 Jahre. Magic Heidi Archiv berechnet daraus das Fristende und zeigt es bei jedem Dokument an. Bis zu diesem Tag ist das Dokument im Speicher gesperrt und kann von niemandem gelöscht oder überschrieben werden. Danach kannst du es löschen; eine automatische Löschung gibt es nicht, und die Löschung selbst wird protokolliert.

Weil die Sperre nicht aufgehoben werden kann, lohnt sich ein Blick auf das gewählte Geschäftsjahr, bevor du ein ganzes ZIP ablegst. Mehr zum Vorgehen im Ratgeber Belege digital aufbewahren.