Magic-Heidi-Rechnungen und -Belege archivieren

Warum ein separates Archiv?

Rechnungen und Ausgabenbelege sind Buchungsbelege. Sie müssen zehn Jahre ab Ende des Geschäftsjahres aufbewahrt werden (OR Art. 958f Abs. 1), und zwar so, dass sich jede Änderung feststellen lässt (GeBüV Art. 3). In einem Programm, mit dem du arbeitest, ist vieles absichtlich veränderbar: Du korrigierst Entwürfe, ergänzt Belege, löschst Fehlerfassungen. Ein Archiv tut das Gegenteil. Es nimmt eine Datei entgegen, hält ihren Zustand fest und lässt bis zum Fristende keine Änderung mehr zu.

Mit dem Archiv hast du ausserdem eine zweite, unabhängige Kopie deiner Unterlagen, die du vollständig exportieren kannst, solange du ein aktives Abo hast oder die kostenlosen 12 Monate laufen. Mit einem bezahlten Magic-Heidi-Abo ist das Archiv inbegriffen, wenn du für beide Produkte dieselbe E-Mail-Adresse verwendest.

Schritt für Schritt

Backup in Magic Heidi erstellen. Erstelle in Magic Heidi das Backup für das gewünschte Jahr. Du erhältst eine ZIP-Datei mit deinen Rechnungen und Ausgabenbelegen.
In Magic Heidi Archiv anmelden. E-Mail-Adresse eingeben und den Anmeldelink öffnen. Beim ersten Mal gibst du die Firma und das Ende des Geschäftsjahres an.
Geschäftsjahr und Frist wählen. Stelle oben das Geschäftsjahr ein, zu dem das Backup gehört. Die Frist beträgt in der Regel 10 Jahre.
ZIP hineinziehen. Lege das ZIP so ab, wie es aus Magic Heidi kommt, ohne es vorher zu entpacken oder zu ergänzen. Magic Heidi Archiv zerlegt es in seine Dateien und archiviert jede einzeln.
Ergebnis kontrollieren. Nach dem Ablegen siehst du, wie viele Dateien archiviert wurden. In der Dokumentenliste kannst du nach der Quelle «Magic Heidi» filtern.

Was Magic Heidi Archiv im Backup erkennt

Das Backup hat einen festen Aufbau: einen Ordner invoices mit den Rechnungen als PDF und einen Ordner expenses mit einem Unterordner pro Ausgabe, benannt nach Datum und Betrag. Enthält ein ZIP ausschliesslich diese beiden Ordner, behandelt Magic Heidi Archiv es als Magic-Heidi-Backup:

Dateien unter invoices werden als Rechnung gekennzeichnet.
Dateien unter expenses werden als Ausgabe gekennzeichnet; Belegdatum und Betrag werden aus dem Ordnernamen übernommen.
Der ursprüngliche Pfad im ZIP bleibt bei jedem Dokument sichtbar und durchsuchbar.

Der Inhalt der Dateien wird nicht ausgelesen: Es gibt keine Texterkennung. Die Dateien selbst werden unverändert gespeichert, Byte für Byte so, wie sie im ZIP liegen.

Was mit jedem Dokument geschieht

Es erhält eine SHA-256-Prüfsumme und einen Eintrag im verketteten Protokoll.
Das Protokoll wird mit einem RFC-3161-Zeitstempel einer unabhängigen Zeitstempelstelle versehen.
Es wird in der Google Cloud in Zürich gespeichert und bis zum Fristende gegen Löschen und Überschreiben gesperrt.
Es wird jede Nacht mit seiner Prüfsumme verglichen.

Wann und wie oft?

Sinnvoll ist ein fester Termin: einmal nach dem Jahresabschluss, wenn Rechnungen und Belege des Geschäftsjahres vollständig sind. Wer lieber laufend archiviert, kann das Backup auch mehrmals im Jahr ablegen. Inhaltlich identische Dateien erkennt Magic Heidi Archiv an der Prüfsumme und speichert sie nicht doppelt. Hat sich eine Datei seit dem letzten Mal geändert, etwa weil ein PDF neu erzeugt wurde, wird sie als weiteres Dokument archiviert. Frühere Fassungen bleiben erhalten, denn im Archiv wird nie etwas überschrieben.

Denk daran: Was archiviert ist, bleibt bis zum Fristende. Prüfe das gewählte Geschäftsjahr, bevor du das ZIP ablegst.

Grenzen

Es gelten die Grenzen des Archivs: 1 GB pro Datei oder ZIP, bis 5000 Dateien und 2 GB entpackt. Grössere Backups teilst du auf.
Eine direkte Verbindung zwischen Magic Heidi und Magic Heidi Archiv gibt es nicht. Der Weg führt über das Backup-ZIP.
Geschäftsbericht und Revisionsbericht müssen zusätzlich im unterzeichneten Original aufbewahrt werden (OR Art. 958f Abs. 2).

Was sonst noch ins Archiv gehört

Das Backup deckt Rechnungen und Ausgabenbelege ab. Zu den Geschäftsunterlagen gehören meist weitere Dateien, die du einzeln oder als eigenes ZIP dazulegen kannst: Bankauszüge, Lohnunterlagen, Verträge, die Jahresrechnung und die Mehrwertsteuerabrechnungen. Welche Fristen dafür gelten, steht im Ratgeber zur Aufbewahrungspflicht; was ein digitales Archiv erfüllen muss, unter GeBüV einfach erklärt.