Dépose tes justificatifs. Conservés dix ans, inaltérables.

Non, et ce n’est pas un défaut du produit : le droit suisse ne connaît ni certification officielle ni organisme d’agrément pour les archives. « Conforme à l’Olico » est donc toujours une auto-évaluation. Nous indiquons ouvertement ce qui est mis en œuvre sur le plan technique, et la documentation de la procédure décrit chaque étape, pour que ton organe de révision ou ta fiduciaire puisse le vérifier.

Pendant les 12 premiers mois après l’ouverture, ton archive est gratuite, jusqu’à 1 Go de stockage. Ensuite, elle coûte CHF 100 par an, jusqu’à 100 Go. Si tu as un abonnement Magic Heidi payant, l’archive est incluse sans frais supplémentaires, également jusqu’à 100 Go. Plus de 100 Go : sur demande.

Rien n’est débité automatiquement : c’est toi qui conclus un abonnement. Sans abonnement, tu ne peux plus rien déposer, et le téléchargement et l’export sont bloqués. Tes documents restent enregistrés de façon inaltérable jusqu’à la fin de leur délai de conservation ; la liste des documents, le journal et le contrôle d’intégrité restent visibles. Dès que tu conclus un abonnement, le téléchargement et l’export fonctionnent à nouveau.

Tu paies l’abonnement par carte via Stripe. Il se renouvelle chaque année, et tu peux le résilier à tout moment dans le portail client. S’il prend fin, la situation est la même qu’après les 12 mois gratuits : tu ne peux plus rien déposer, télécharger ni exporter. Les documents restent enregistrés de façon inaltérable jusqu’à la fin du délai, et la liste des documents, le journal et le contrôle d’intégrité restent visibles. Avec un nouvel abonnement, le téléchargement et l’export fonctionnent à nouveau. Dans tous les cas, l’obligation légale de conservation reste la tienne.

Oui, si tu as un abonnement Magic Heidi payant et que tu utilises la même adresse e-mail pour les deux produits. Tu utilises alors l’archive sans frais supplémentaires, jusqu’à 100 Go de stockage.

Dix ans. Le délai commence à la fin de l’exercice (art. 958f al. 1 CO), et non à la date de la pièce ou au moment du dépôt. Pour les documents relatifs à des immeubles, la loi sur la TVA exige 20 ans (art. 70 al. 3 LTVA), et l’AFC 26 ans dans sa pratique. Tu choisis le délai au moment du dépôt.

Seulement après l’échéance du délai de conservation. D’ici là, le document est verrouillé dans le stockage et personne ne peut le supprimer ni l’écraser, pas même nous, et pas non plus sur demande. Ne dépose donc que ce qui a sa place dans l’archive. Une fois le délai échu, c’est toi qui décides de supprimer ou non ; la suppression est inscrite dans le journal.

Il reste dans l’archive jusqu’à l’échéance du délai de conservation. D’ici là, personne ne peut le modifier ni le supprimer, pas même nous, et pas non plus s’il a été déposé par erreur (conditions d’utilisation, chiffre 6). Ton archive reste malgré tout en ordre : dépose le bon fichier en plus. L’exercice ne peut pas non plus être corrigé après coup ; vérifie-le donc avant de déposer.

Dans l’archive, sous « Accès », tu saisis son adresse e-mail. Elle se connecte sur archiv.magicheidi.ch avec exactement cette adresse et peut consulter, télécharger, contrôler et exporter, mais ne peut rien déposer ni supprimer. Nous n’envoyons aucun e-mail : communique-lui toi-même l’adresse du site et l’adresse e-mail saisie. Chaque accès figure dans le journal sous son adresse.

Les justificatifs conservés sous forme électronique ont la même force probante que le papier si toutes les exigences de l’Olico sont remplies. Mais c’est ton entreprise qui supporte le risque lié à la destruction de l’original (Info TVA 16 de l’AFC). Avant de détruire, vérifie que le scan est complet et lisible, et consigne ta manière de faire dans la documentation de la procédure. Dans tous les cas, tu dois garder le rapport de gestion et le rapport de révision en original signé (art. 958f al. 2 CO).

Dans Google Cloud, dans la région de Zurich (europe-west6), réparties sur plusieurs centres de données de cette région. L’index et le journal sont en plus sauvegardés chaque jour. Il n’existe pour l’instant pas de second site en dehors de la région de Zurich. Les autorités d’horodatage (DigiCert, et FreeTSA comme solution de repli) sont des services externes ; elles ne reçoivent que des sommes de contrôle, jamais un document. Les pages de ce site sont servies par Vercel, sans accès à tes documents. La connexion passe par Firebase Authentication de Google ; Google peut traiter ton adresse e-mail et les moments de connexion également hors de Suisse. Le paiement de l’abonnement passe par Stripe ; Stripe reçoit ton adresse e-mail et tes données de paiement, mais aucun document.

Tous les formats de fichier. Les limites sont de 1 Go par fichier ou ZIP, jusqu’à 5000 fichiers et 2 Go une fois décompressé. Les fichiers ne sont jamais convertis. Pour la lisibilité sur de nombreuses années, nous recommandons le PDF/A.

Magic Heidi Archiv est volontairement une archive, et rien d’autre. Il n’y a ni reconnaissance de texte (OCR) ni recherche en texte intégral, pas de dossiers, pas d’IA, pas d’application de scan, pas de réception par e-mail et pas d’interfaces avec des logiciels de comptabilité. La recherche se fait par nom de fichier, chemin, exercice et source. Chaque archive a une personne responsable ; d’autres personnes peuvent recevoir un accès en lecture.

La tenue de la comptabilité elle-même, l’exhaustivité des documents déposés, la qualité des scans, la partie de la documentation de la procédure qui concerne ton entreprise (art. 4 Olico) et les originaux signés du rapport de gestion et du rapport de révision. Une archive conserve des justificatifs ; elle ne rend pas à elle seule la comptabilité régulière.

Tu exportes toute l’archive sous forme de ZIP, tant que tu as un abonnement actif ou que les 12 mois gratuits courent : tous les documents dans leur format d’origine, un index avec les sommes de contrôle (manifest.csv) et le journal complet avec les horodatages (journal.json). Les sommes de contrôle, la chaîne du journal et les horodatages peuvent être vérifiés avec des outils standard comme OpenSSL ; les instructions sont jointes.

Nous n’arrêtons pas le service à court terme. Nous annonçons un arrêt par e-mail au moins douze mois à l’avance et tenons l’export complet à disposition jusqu’à la date de mise hors service (conditions d’utilisation, chiffre 9). L’export contient les documents, les sommes de contrôle, le journal et les horodatages, donc tout ce qu’il te faut pour continuer à conserver les documents ailleurs et prouver qu’ils n’ont pas été modifiés.

Tu te connectes par un lien envoyé à l’adresse e-mail de ton compte ; qui a accès à cette boîte aux lettres a accès à l’archive. Pour l’instant, tu ne peux pas changer l’adresse toi-même. Utilise donc une adresse que tu auras encore dans dix ans, et écris-nous à hello@magicheidi.ch avant d’abandonner ou de perdre une boîte aux lettres.

Magic Heidi Archiv est exploité par Magic Heidi AG, Route de Vaux 1, 1126 Vaux, IDE CHE-215.620.945. C’est elle aussi qui édite Magic Heidi, le logiciel de facturation et de comptabilité. Tu peux nous joindre par e-mail à hello@magicheidi.ch ; il n’y a pas de numéro de téléphone.