Aide : archiver pas à pas

Que faut-il mettre dans l’archive ?

L’archive est faite pour les livres et les pièces comptables de ton entreprise, donc tout ce qui justifie ta comptabilité. Les brouillons, les documents privés et tout ce que tu dois encore modifier n’y ont pas leur place.

La loi parle des livres et des pièces comptables (art. 958f al. 1 CO, Code des obligations). Au quotidien, il s’agit le plus souvent de ceci :

les factures émises et reçues ;
les quittances et tickets de caisse ;
les relevés de compte et de carte de crédit ;
les comptes annuels, avec le bilan et le compte de résultat ;
les décomptes TVA ;
les documents salariaux, par exemple les décomptes de salaire ;
les contrats et la correspondance commerciale, dans la mesure où ils justifient une opération ;
les livres eux-mêmes, par exemple le journal comptable et les fiches de compte en PDF, tirés de ton logiciel de comptabilité.

N’ont pas leur place dans l’archive :

les brouillons et les versions intermédiaires ;
les documents privés ;
tout ce que tu dois encore modifier ou compléter.

La raison : ce qui est archivé reste verrouillé jusqu’à l’échéance du délai (voir Mauvais fichier archivé). Tu peux déposer une copie du rapport de gestion et du rapport de révision ; l’original signé, tu dois en plus le conserver sur papier (art. 958f al. 2 CO).

Formats et limites

Tu peux déposer n’importe quel format de fichier. Les fichiers ne sont jamais convertis : ils sont enregistrés tels quels. Pour la lisibilité sur de nombreuses années, nous recommandons le PDF/A. Les limites sont de 1 Go par fichier ou ZIP ; un ZIP peut contenir au maximum 5000 fichiers et 2 Go une fois décompressé. Le contenu des fichiers n’est pas lu : il n’y a ni reconnaissance de texte ni recherche en texte intégral. Donne donc aux fichiers des noms qui te permettent de les reconnaître. Le guide Conserver les justificatifs sous forme numérique (en allemand) explique comment scanner le papier.

Liste de contrôle pour la clôture annuelle

Le plus simple est de le faire une fois par an, dès que l’exercice est clôturé et que les factures et les justificatifs sont complets. La liste de contrôle ci-dessous te guide en huit étapes.

Attendre la clôture. Attends que l’exercice soit clôturé et que tu aies toutes les factures et tous les justificatifs de l’année.
Créer la sauvegarde dans Magic Heidi. Si tu utilises Magic Heidi, crée-y la sauvegarde de l’année : un ZIP avec tes factures et tes justificatifs de dépenses. Laisse-le tel quel (voir Archiver les justificatifs de Magic Heidi (en allemand)).
Rassembler les autres documents. Relevés de compte et de carte de crédit, décomptes TVA, documents salariaux et comptes annuels.
Vérifier l’exercice et le délai. Choisis l’exercice auquel les documents se rapportent. Le délai est de 10 ans à compter de la fin de l’exercice ; pour les documents relatifs à des immeubles, tu choisis 20 ou 26 ans (voir Obligation de conservation et délais (en allemand)). Ni l’un ni l’autre ne peut être corrigé après coup.
Vérifier l’exercice, puis déposer. Au-dessus de la zone de dépôt, contrôle l’exercice et la fin du délai. Glisse ensuite les fichiers et le ZIP dans l’archive : ils sont archivés immédiatement.
Comparer le nombre. Compare le nombre de fichiers archivés avec ce que tu attendais. Les fichiers qui se trouvent déjà dans l’archive sont ignorés comme doublons.
Compléter la documentation de la procédure. Remplis la partie qui concerne ton entreprise dans la documentation de la procédure (en allemand), ou mets-la à jour si quelque chose a changé, et dépose le document dans l’archive.
Accorder l’accès en lecture. Si ta fiduciaire ou ton organe de révision doit pouvoir consulter les documents, donne-lui un accès en lecture.

Mauvais fichier ou mauvais exercice archivé

Un document archivé ne peut être ni modifié ni supprimé avant l’échéance de son délai de conservation : ni par toi, ni par nous, et pas non plus s’il a été déposé par erreur. Ton archive reste malgré tout en ordre ; tu déposes le bon fichier en plus.

C’est ce que prévoit le chiffre 6 des conditions d’utilisation (en allemand). Le verrouillage vaut pour tout le monde ; nous ne pouvons donc rien retirer ni rectifier, même sur demande. Une fois le délai échu, tu peux supprimer le document. Ce que tu peux faire selon le cas :

Mauvais fichier déposé. Il reste dans l’archive jusqu’à la fin du délai, et rien n’est abîmé. Dépose le bon fichier en plus.
Exercice choisi trop tardif. Le document reste verrouillé plus longtemps que nécessaire. Il ne se passe rien d’autre.
Exercice choisi trop ancien. Le verrouillage prend fin avant le délai légal. L’exercice ne peut pas être corrigé après coup. Conserve donc le fichier toi-même en plus, jusqu’à l’échéance du bon délai, et écris-nous à hello@magicheidi.ch.
Même fichier déposé une seconde fois. L’archive le reconnaît à sa somme de contrôle et l’ignore ; un même fichier n’est pas enregistré deux fois. Pour la même raison, tu ne peux pas déposer un fichier une seconde fois sous un autre exercice.

Accès en lecture pour la fiduciaire ou l’organe de révision

Dans l’archive, sous « Accès », tu saisis l’adresse e-mail de la personne. Elle se connecte ensuite sur archiv.magicheidi.ch avec exactement cette adresse et peut lire ton archive, mais ne peut rien déposer ni supprimer. Nous n’envoyons aucun e-mail : tu lui communiques toi-même l’adresse du site et l’adresse e-mail saisie.

Dans l’archive, ouvre l’onglet « Accès ». Tu es la seule personne à le voir, en tant que titulaire de l’archive.
Saisis l’adresse e-mail de la personne et accorde l’accès.
Communique deux choses à la personne : l’adresse archiv.magicheidi.ch et l’adresse e-mail que tu as saisie. Elle ne reçoit aucun message de notre part.
Sur archiv.magicheidi.ch, la personne saisit exactement cette adresse e-mail et ouvre le lien de connexion qu’elle reçoit alors.
Tu peux retirer l’accès à tout moment, au même endroit.

Une personne avec un accès en lecture peut consulter et télécharger les documents, contrôler l’intégrité et exporter l’archive. Elle ne peut rien déposer, rien supprimer, et ne peut ni accorder ni retirer d’accès. Chacun de ses accès figure dans le journal sous son adresse e-mail. Le téléchargement et l’export supposent que ton archive ait un abonnement actif.

Si la personne a sa propre archive

Qui a déjà sa propre archive sous une adresse e-mail ne voit, avec cette adresse, que sa propre archive. Une fiduciaire qui a sa propre archive a donc besoin d’une adresse e-mail différente pour chaque client. Accorde en outre l’accès avant que la personne se connecte pour la première fois : sans accès en lecture, il lui est proposé de configurer sa propre archive.

Vérifier un export

L’export est un ZIP avec tous les documents dans leur format d’origine (dossier dokumente/), l’index avec les sommes de contrôle (manifest.csv), le journal complet avec les horodatages (journal.json) et des instructions (LIESMICH.txt, en allemand). Les sommes de contrôle, la chaîne du journal et les horodatages peuvent être vérifiés sans notre logiciel, avec des outils standard comme shasum et OpenSSL.

Tu lances l’export dans l’archive, dans l’onglet « Intégrité & export ». Les trois étapes suivantes figurent aussi dans le fichier LIESMICH.txt (en allemand) joint à chaque export. Tu peux faire l’étape 1 toi-même ; les étapes 2 et 3 s’adressent à des spécialistes, par exemple à ton organe de révision.

1. Comparer un fichier avec sa somme de contrôle

Calcule la somme de contrôle SHA-256 d’un fichier du dossier dokumente :

shasum -a 256 <fichier>

Le résultat doit correspondre à la valeur dans manifest.csv et à la valeur de l’entrée du journal document.archived (champ sha256) dans journal.json.

2. Recalculer la chaîne du journal

Chaque entrée de journal.json a un champ hash. C’est la somme de contrôle SHA-256 du texte UTF-8 de :

JSON.stringify([archive.id, seq, at, actor, action, docId, sha256, detail, prevHash])

Les champs manquants sont remplacés par null. prevHash est le hash de l’entrée précédente et, pour la première entrée, 64 zéros. seq compte à partir de 1, sans lacune.

3. Vérifier les horodatages

Le champ timestampToken est une réponse RFC 3161 (TimeStampResp, DER, base64) de l’autorité indiquée dans le champ tsa, portant sur le hash de l’entrée (sous forme de 32 octets, empreinte SHA-256). Enregistre la valeur dans un fichier token.b64 et vérifie-la avec OpenSSL :

base64 -d < token.b64 > reponse.tsr
openssl ts -reply -in reponse.tsr -text
openssl ts -verify -digest <hash> -in reponse.tsr -CAfile <certificat CA de l'autorité> -untrusted <certificat TSA>

Par le chaînage, un horodatage atteste aussi toutes les entrées antérieures.

Connexion et accès

Tu te connectes sans mot de passe, par un lien à usage unique envoyé à ton adresse e-mail. Qui a accès à cette boîte aux lettres a accès à l’archive. Pour l’instant, tu ne peux pas changer l’adresse toi-même ; écris-nous donc à hello@magicheidi.ch avant d’abandonner ou de perdre une boîte aux lettres.

Le lien est valable une fois. Ouvre-le dans le navigateur où tu l’as demandé. Dans un autre navigateur ou sur un autre appareil, tu saisis à nouveau l’adresse e-mail. Si un lien a déjà été utilisé, demandes-en un nouveau.
Prends une adresse qui dure. L’archive court sur dix ans ou plus. Utilise une adresse à laquelle tu auras encore accès à ce moment-là, et non la boîte aux lettres personnelle d’une collaboratrice ou d’un collaborateur.
Changer d’adresse. Pour l’instant, tu ne peux pas changer toi-même l’adresse de ton compte. Si un changement s’annonce, par exemple de fournisseur ou de domaine, écris-nous à hello@magicheidi.ch tant que tu as encore l’ancienne boîte aux lettres.
Protéger la boîte aux lettres. Qui peut lire la boîte aux lettres peut se connecter à l’archive. La protection de la boîte aux lettres est de ta responsabilité ; tu nous signales tout abus sans délai (chiffre 4 des conditions d’utilisation (en allemand)).
Un compte, une archive. À chaque compte correspond exactement une archive, pour une entreprise. Seule la personne qui l’a ouverte peut déposer des documents, les supprimer une fois le délai échu et accorder des accès en lecture.

Prix, abonnement et paiement

Cette section reprend le chiffre 3 des conditions d’utilisation (en allemand). Leur texte allemand fait foi.

Prix

Pendant les 12 premiers mois après l’ouverture, ton archive est gratuite, jusqu’à 1 Go de stockage. Ensuite, elle coûte CHF 100 par an, jusqu’à 100 Go. Si tu as un abonnement Magic Heidi payant et que tu utilises la même adresse e-mail pour les deux produits, l’archive est incluse sans frais supplémentaires, également jusqu’à 100 Go. Plus de 100 Go : sur demande.

Les 12 premiers mois : gratuit, jusqu’à 1 Go de stockage. Les 12 mois comptent à partir de l’ouverture de ton archive.
Ensuite : CHF 100 par an, jusqu’à 100 Go de stockage.
Avec Magic Heidi : inclus dans l’abonnement Magic Heidi payant, jusqu’à 100 Go. L’important est que tu te connectes à l’archive avec la même adresse e-mail que dans Magic Heidi.
Plus de 100 Go : sur demande à hello@magicheidi.ch.

Si l’espace de stockage de ton plan est plein, tu ne peux plus rien déposer. Ce qui est déjà archivé n’est pas touché.

Paiement et résiliation de l’abonnement

Tu conclus l’abonnement dans l’archive. Rien n’est débité automatiquement : les 12 mois gratuits ne créent aucune obligation de payer. Tu paies par carte ; le paiement est traité par Stripe. L’abonnement se renouvelle chaque année pour une année de plus. Tu peux le résilier à tout moment dans le portail client, que tu atteins dans l’archive par « Gérer l’abonnement ». C’est la personne à qui appartient l’archive qui conclut l’abonnement ; les personnes avec un accès en lecture ne paient rien.

Sans abonnement actif

Sans abonnement actif, tu ne peux plus rien déposer, et le téléchargement et l’export sont bloqués. Tes documents restent enregistrés de façon inaltérable jusqu’à la fin de leur délai de conservation ; la liste des documents, le journal et le contrôle d’intégrité restent visibles. Dès que tu conclus un abonnement, le téléchargement et l’export fonctionnent à nouveau.

Tu es sans abonnement actif quand les 12 mois gratuits sont écoulés et que tu n’as pas conclu d’abonnement, ou quand ton abonnement a pris fin et que l’archive n’est pas incluse dans un abonnement Magic Heidi. Le blocage vaut aussi pour les personnes avec un accès en lecture.

L’obligation légale de conservation reste la tienne, même sans abonnement : tu dois pouvoir présenter tes documents à une autorité ou à un organe de révision. Si tu ne veux pas poursuivre l’abonnement, exporte donc ton archive tant qu’il court encore, et conserve l’export toi-même.

Fermer le compte et arrêt du service

Cette section reprend le chiffre 9 des conditions d’utilisation (en allemand). Leur texte allemand fait foi.

Fermer le compte

Résilier l’abonnement ne ferme pas ton compte : tu peux toujours te connecter et tu vois la liste des documents, le journal et le contrôle d’intégrité. Si tu veux mettre fin au contrat, écris-nous à hello@magicheidi.ch ; c’est possible à tout moment et sans préavis. Exporte ton archive avant, tant que ton abonnement ou les 12 mois gratuits courent. De notre côté, nous pouvons résilier le contrat par e-mail avec un préavis d’au moins trois mois, et sans préavis uniquement en cas de violation grave des conditions d’utilisation ou d’utilisation illicite.

Après la fin du contrat

À la fin du contrat, nous supprimons ta connexion et tous les accès en lecture. Le dépôt, la consultation et l’export ne sont alors plus possibles. Nous supprimons les documents dont le verrouillage a expiré. Les documents dont le verrouillage court encore ne peuvent être supprimés par personne avant terme : ils restent enregistrés et verrouillés, ne sont plus consultables par personne et sont supprimés à l’expiration de leur verrouillage. Pour la suite de la conservation pendant le délai légal, tu es toi-même responsable, avec ton export.

Arrêt du service

Nous n’arrêtons pas le service à court terme. Nous annonçons un arrêt par e-mail au moins douze mois à l’avance et tenons l’export complet à disposition jusqu’à la date de mise hors service. L’export contient les documents, les sommes de contrôle, le journal et les horodatages, donc tout ce qu’il te faut pour continuer à conserver les documents ailleurs et prouver qu’ils n’ont pas été modifiés.

Contact et exploitant

Tu obtiens de l’aide par e-mail à hello@magicheidi.ch. Il n’y a pas de numéro de téléphone.

Magic Heidi Archiv est exploité par Magic Heidi AG, Route de Vaux 1, 1126 Vaux, Suisse, IDE CHE-215.620.945. Les documents, l’index et le journal se trouvent dans Google Cloud, région de Zurich. Toutes les informations sur l’exploitant figurent dans les mentions légales (en allemand).