Aiuto: archiviare passo per passo

Che cosa va nell’archivio?

Nell’archivio vanno i libri di commercio e i documenti contabili della tua azienda, cioè tutto ciò che documenta la tua contabilità. Le bozze, i documenti privati e tutto ciò che devi ancora modificare non ci vanno.

La legge parla di libri di commercio e documenti contabili (art. 958f cpv. 1 CO, Codice delle obbligazioni). Nella pratica si tratta per lo più di:

fatture emesse e ricevute;
ricevute e scontrini di cassa;
estratti conto e della carta di credito;
il conto annuale con bilancio e conto economico;
rendiconti IVA;
documenti salariali, per esempio i conteggi salariali;
contratti e corrispondenza commerciale, nella misura in cui documentano un’operazione;
i libri stessi, per esempio il giornale e le schede dei conti in PDF dal tuo programma di contabilità.

Non vanno nell’archivio:

bozze e versioni intermedie;
documenti privati;
tutto ciò che devi ancora modificare o completare.

Il motivo: ciò che è archiviato resta bloccato fino alla scadenza del termine (vedi File sbagliato archiviato). Della relazione sulla gestione e della relazione di revisione puoi archiviare una copia; l’originale firmato devi conservarlo in più su carta (art. 958f cpv. 2 CO).

Formati e limiti

Puoi archiviare qualsiasi formato di file. I file non vengono mai convertiti, ma salvati senza modifiche. Per la leggibilità nel corso di molti anni consigliamo il PDF/A. Valgono questi limiti: 1 GB per file o ZIP; uno ZIP può contenere al massimo 5000 file e 2 GB decompressi. Il contenuto dei file non viene letto: non ci sono né riconoscimento del testo né ricerca a testo integrale. Dai quindi ai file nomi dai quali li riconosci. Come scansionare la carta è spiegato nella guida Conservare i giustificativi in digitale (in tedesco).

Lista di controllo per la chiusura annuale

La cosa più semplice è una volta all’anno, non appena l’esercizio è chiuso e fatture e giustificativi sono completi. La lista di controllo qui sotto ti guida in otto passi.

Aspetta la chiusura. Aspetta che l’esercizio sia chiuso e che tu abbia tutte le fatture e tutti i giustificativi dell’anno.
Crea il backup in Magic Heidi. Se usi Magic Heidi, crea lì il backup dell’anno: uno ZIP con le tue fatture e i tuoi giustificativi di spesa. Lascialo così com’è (vedi Archiviare i giustificativi di Magic Heidi (in tedesco)).
Raccogli gli altri documenti. Estratti conto e della carta di credito, rendiconti IVA, documenti salariali e il conto annuale.
Verifica esercizio e termine. Scegli l’esercizio al quale appartengono i documenti. Il termine è di 10 anni dalla fine dell’esercizio; per i documenti relativi a immobili scegli 20 o 26 anni (vedi Obbligo e termini di conservazione (in tedesco)). Né l’uno né l’altro si possono correggere in seguito.
Controlla l’esercizio, poi archivia. Sopra l’area di caricamento controlla l’esercizio e la scadenza del termine. Poi trascina i file e lo ZIP nell’archivio: vengono archiviati subito.
Confronta il numero. Confronta il numero dei file archiviati con quello che ti aspettavi. I file che sono già nell’archivio vengono saltati come duplicati.
Completa la documentazione della procedura. Compila la parte sulla tua azienda nella documentazione della procedura (in tedesco), oppure aggiornala se qualcosa è cambiato, e archivia il documento.
Concedi l’accesso in lettura. Se il tuo fiduciario o il tuo ufficio di revisione deve poter consultare i documenti, dagli un accesso in lettura.

File sbagliato o esercizio sbagliato archiviato

Un documento archiviato non può essere né modificato né eliminato fino alla scadenza del suo termine di conservazione: né da te, né da noi, e nemmeno se è stato archiviato per errore. Il tuo archivio resta comunque in ordine; il file giusto lo archivi in più.

Così prevede la cifra 6 delle condizioni d’uso (in tedesco). Il blocco vale per tutti, perciò nemmeno su richiesta possiamo togliere o rettificare qualcosa. Scaduto il termine puoi eliminare il documento. Ecco che cosa puoi fare nei singoli casi:

File sbagliato archiviato. Resta nell’archivio fino alla scadenza del termine, e non si rompe nulla. Archivia in più il file giusto.
Scelto un esercizio successivo a quello giusto. Il documento resta bloccato più a lungo del necessario. Non succede altro.
Scelto un esercizio precedente a quello giusto. Il blocco termina prima del termine legale. L’esercizio non si può correggere in seguito. Conserva quindi il file anche per conto tuo finché è scaduto il termine corretto, e scrivici a hello@magicheidi.ch.
Lo stesso file archiviato di nuovo. L’archivio lo riconosce dalla somma di controllo e lo salta; lo stesso file non viene salvato due volte. Per lo stesso motivo non puoi archiviare un file una seconda volta sotto un altro esercizio.

Accesso in lettura per il fiduciario o l’ufficio di revisione

Nell’archivio, sotto «Accesso», inserisci l’indirizzo e-mail della persona. La persona accede poi su archiv.magicheidi.ch con questo preciso indirizzo e può leggere il tuo archivio, ma non può archiviare né eliminare nulla. Noi non inviamo alcuna e-mail: le comunichi tu l’indirizzo del sito e l’indirizzo e-mail che hai inserito.

Nell’archivio apri la scheda «Accesso». La vedi solo tu, in quanto titolare dell’archivio.
Inserisci l’indirizzo e-mail della persona e concedi l’accesso.
Comunica alla persona due cose: l’indirizzo archiv.magicheidi.ch e l’indirizzo e-mail che hai inserito. Da noi non riceve alcun messaggio.
La persona inserisce su archiv.magicheidi.ch questo preciso indirizzo e-mail e apre il link di accesso che riceve subito dopo.
Puoi revocare l’accesso in ogni momento, nello stesso posto.

Una persona con accesso in lettura può visualizzare e scaricare i documenti, verificare l’integrità ed esportare l’archivio. Non può archiviare nulla, non può eliminare nulla e non può concedere o revocare accessi. Ogni suo accesso è iscritto nel registro sotto il suo indirizzo e-mail. Il download e l’esportazione presuppongono che il tuo archivio abbia un abbonamento attivo.

Se la persona ha un archivio proprio

Chi ha già un archivio proprio sotto un indirizzo e-mail, con quell’indirizzo vede solo il proprio archivio. Un fiduciario con un archivio proprio ha quindi bisogno di un indirizzo e-mail diverso per ogni cliente. Concedi inoltre l’accesso prima che la persona acceda per la prima volta: senza accesso in lettura le viene proposto di configurare un archivio proprio.

Verificare l’esportazione

L’esportazione è uno ZIP con tutti i documenti nel formato originale (cartella dokumente/), l’indice con le somme di controllo (manifest.csv), il registro completo con le marche temporali (journal.json) e le istruzioni (LIESMICH.txt, in tedesco). Somme di controllo, catena del registro e marche temporali si possono verificare senza il nostro software, con strumenti standard come shasum e OpenSSL.

L’esportazione la avvii nell’archivio, nella scheda «Integrità ed esportazione». I tre passi seguenti si trovano anche nel file LIESMICH.txt (in tedesco), allegato a ogni esportazione. Il passo 1 puoi eseguirlo tu; i passi 2 e 3 sono destinati agli specialisti, per esempio al tuo ufficio di revisione.

1. Confrontare un file con la somma di controllo

Calcola la somma di controllo SHA-256 di un file della cartella dokumente:

shasum -a 256 <file>

Il risultato deve corrispondere al valore in manifest.csv e al valore nella voce del registro document.archived (campo sha256) in journal.json.

2. Ricalcolare la catena del registro

Ogni voce in journal.json ha un campo hash. È la somma di controllo SHA-256 del testo UTF-8 di:

JSON.stringify([archive.id, seq, at, actor, action, docId, sha256, detail, prevHash])

I campi mancanti vengono inseriti come null. prevHash è l’hash della voce precedente; per la prima voce, 64 zeri. seq conta da 1 senza lacune.

3. Verificare le marche temporali

Il campo timestampToken è una risposta RFC 3161 (TimeStampResp, DER, base64) del servizio indicato nel campo tsa sull’hash della voce (come 32 byte, impronta SHA-256). Salva il valore in un file token.b64 e verificalo con OpenSSL:

base64 -d < token.b64 > risposta.tsr
openssl ts -reply -in risposta.tsr -text
openssl ts -verify -digest <hash> -in risposta.tsr -CAfile <certificato CA del servizio> -untrusted <certificato TSA>

Grazie alla concatenazione, una marca temporale attesta anche tutte le voci precedenti.

Accesso al conto

Accedi senza password, tramite un link valido una sola volta inviato al tuo indirizzo e-mail. Chi ha accesso a questa casella di posta ha accesso all’archivio. Al momento non puoi modificare l’indirizzo da solo; scrivici quindi a hello@magicheidi.ch prima di abbandonare o perdere una casella di posta.

Il link vale una sola volta. Aprilo nello stesso browser in cui l’hai richiesto. In un altro browser o su un altro dispositivo inserisci di nuovo l’indirizzo e-mail. Se un link è già stato usato, richiedine uno nuovo.
Scegli un indirizzo che resta. L’archivio dura dieci anni o più. Usa un indirizzo al quale avrai ancora accesso allora, e non la casella personale di una collaboratrice o di un collaboratore.
Cambiare indirizzo. Al momento non puoi modificare da solo l’indirizzo del tuo conto. Se è previsto un cambiamento, per esempio del fornitore o del dominio, scrivici a hello@magicheidi.ch finché hai ancora la vecchia casella di posta.
Proteggi la casella di posta. Chi può leggere la casella di posta può accedere all’archivio. Della protezione della casella sei responsabile tu; un abuso ce lo segnali senza indugio (cifra 4 delle condizioni d’uso (in tedesco)).
Un conto, un archivio. A ogni conto appartiene un solo archivio, per una sola impresa. Solo la persona che l’ha aperto può archiviare, eliminare dopo la scadenza del termine e concedere accessi in lettura.

Prezzo, abbonamento e pagamento

Questa sezione riprende la cifra 3 delle condizioni d’uso (in tedesco). Fa stato il loro testo, in tedesco.

Prezzo

Nei primi 12 mesi dall’apertura il tuo archivio è gratuito, fino a 1 GB di spazio. In seguito costa CHF 100 all’anno, fino a 100 GB. Se hai un abbonamento Magic Heidi a pagamento e usi lo stesso indirizzo e-mail per entrambi i prodotti, l’archivio è incluso senza costi aggiuntivi, anch’esso fino a 100 GB. Più di 100 GB sono disponibili su richiesta.

I primi 12 mesi: gratuiti, fino a 1 GB di spazio. I 12 mesi contano dall’apertura del tuo archivio.
In seguito: CHF 100 all’anno, fino a 100 GB di spazio.
Con Magic Heidi: incluso nell’abbonamento Magic Heidi a pagamento, fino a 100 GB. L’importante è che tu acceda all’archivio con lo stesso indirizzo e-mail che usi in Magic Heidi.
Più di 100 GB: su richiesta a hello@magicheidi.ch.

Se lo spazio del tuo piano è esaurito, non puoi più archiviare nulla. Ciò che è già archiviato non ne risente.

Pagamento e disdetta dell’abbonamento

L’abbonamento lo stipuli nell’archivio. Non viene addebitato nulla in automatico: dai 12 mesi gratuiti non nasce alcun obbligo di pagamento. Paghi con carta; il pagamento è gestito da Stripe. L’abbonamento si rinnova ogni anno per un altro anno. Puoi disdirlo in ogni momento nel portale clienti, che raggiungi nell’archivio con «Gestisci abbonamento». L’abbonamento lo stipula la persona alla quale appartiene l’archivio; le persone con accesso in lettura non pagano nulla.

Senza un abbonamento attivo

Senza un abbonamento attivo non puoi più archiviare nulla, e il download e l’esportazione sono bloccati. I tuoi documenti restano conservati in modo inalterabile fino alla scadenza del loro termine di conservazione; l’elenco dei documenti, il registro e la verifica dell’integrità restano visibili. Non appena stipuli un abbonamento, il download e l’esportazione funzionano di nuovo.

Sei senza un abbonamento attivo quando i 12 mesi gratuiti sono finiti e non hai stipulato un abbonamento, oppure quando il tuo abbonamento è terminato e l’archivio non è incluso in un abbonamento Magic Heidi. Il blocco vale anche per le persone con accesso in lettura.

L’obbligo legale di conservazione resta tuo, anche senza abbonamento: devi poter presentare i tuoi documenti a un’autorità o a un ufficio di revisione. Se non vuoi proseguire l’abbonamento, esporta quindi il tuo archivio finché è ancora in corso e conserva tu l’esportazione.

Chiusura del conto e dismissione del servizio

Questa sezione riprende la cifra 9 delle condizioni d’uso (in tedesco). Fa stato il loro testo, in tedesco.

Chiudere il conto

Disdire l’abbonamento non chiude il tuo conto: puoi ancora accedere e vedi l’elenco dei documenti, il registro e la verifica dell’integrità. Se vuoi porre fine del tutto al contratto, scrivici a hello@magicheidi.ch; è possibile in ogni momento e senza preavviso. Prima esporta il tuo archivio, finché sono in corso il tuo abbonamento o i 12 mesi gratuiti. Noi possiamo disdire il contratto per e-mail con un preavviso di almeno tre mesi; senza preavviso solo in caso di grave violazione delle condizioni d’uso o di uso illecito.

Dopo la fine del contratto

Con la fine del contratto togliamo il tuo accesso e tutti gli accessi in lettura. Archiviare, consultare ed esportare non è più possibile. I documenti il cui blocco è scaduto li eliminiamo. I documenti il cui blocco è ancora in corso non possono essere eliminati in anticipo da nessuno: restano conservati e bloccati, nessuno può più consultarli e vengono eliminati alla scadenza del loro blocco. Dell’ulteriore conservazione durante il termine legale sei responsabile tu, con la tua esportazione.

Dismissione del servizio

Non dismettiamo il servizio con breve preavviso. Annunciamo una dismissione per e-mail con almeno dodici mesi di anticipo e teniamo a disposizione l’esportazione completa fino alla data di disattivazione. L’esportazione contiene documenti, somme di controllo, registro e marche temporali, cioè tutto ciò che ti serve per continuare a conservare i documenti altrove e dimostrarne l’inalterabilità.

Contatto e gestore

Ricevi aiuto per e-mail a hello@magicheidi.ch. Un numero di telefono non c’è.

Magic Heidi Archiv è gestito da Magic Heidi AG, Route de Vaux 1, 1126 Vaux, Svizzera, IDI CHE-215.620.945. Documenti, indice e registro si trovano in Google Cloud, regione di Zurigo. Tutte le indicazioni sul gestore si trovano nell’Impressum (in tedesco).