Archivia i giustificativi. Conservati inalterabili per dieci anni.

No, e non è una lacuna del prodotto: il diritto svizzero non prevede né una certificazione ufficiale né un organo di omologazione per gli archivi. «Conforme all’Olc» è quindi sempre un’autovalutazione. Dichiariamo apertamente che cosa è realizzato sul piano tecnico, e la documentazione della procedura descrive ogni passo, così che il tuo ufficio di revisione o il tuo fiduciario possa verificarlo.

Nei primi 12 mesi dall’apertura il tuo archivio è gratuito, fino a 1 GB di spazio. In seguito costa CHF 100 all’anno, fino a 100 GB. Se hai un abbonamento Magic Heidi a pagamento, l’archivio è incluso senza costi aggiuntivi, anch’esso fino a 100 GB. Più di 100 GB sono disponibili su richiesta.

Non viene addebitato nulla in automatico: l’abbonamento lo stipuli tu. Senza abbonamento non puoi più archiviare nulla, e il download e l’esportazione sono bloccati. I tuoi documenti restano conservati in modo inalterabile fino alla scadenza del loro termine di conservazione; l’elenco dei documenti, il registro e la verifica dell’integrità restano visibili. Non appena stipuli un abbonamento, il download e l’esportazione funzionano di nuovo.

L’abbonamento lo paghi con carta tramite Stripe. Si rinnova ogni anno e puoi disdirlo in ogni momento nel portale clienti. Quando termina, vale lo stesso che dopo i 12 mesi gratuiti: non puoi più archiviare, scaricare o esportare nulla. I documenti restano conservati in modo inalterabile fino alla scadenza del termine, e l’elenco dei documenti, il registro e la verifica dell’integrità restano visibili. Con un nuovo abbonamento il download e l’esportazione funzionano di nuovo. L’obbligo legale di conservazione resta in ogni caso tuo.

Sì, se hai un abbonamento Magic Heidi a pagamento e usi lo stesso indirizzo e-mail per entrambi i prodotti. In tal caso usi l’archivio senza costi aggiuntivi, fino a 100 GB di spazio.

Dieci anni. Il termine decorre dalla fine dell’esercizio (art. 958f cpv. 1 CO), non dalla data del documento né dal caricamento. Per i documenti relativi a immobili la legge sull’IVA esige 20 anni (art. 70 cpv. 3 LIVA), l’AFC nella sua prassi 26 anni. Il termine lo scegli quando archivi.

Solo dopo la scadenza del termine di conservazione. Fino ad allora il documento è bloccato nello spazio di archiviazione e nessuno può eliminarlo o sovrascriverlo, nemmeno noi e nemmeno su richiesta. Archivia quindi solo ciò che va nell’archivio. Scaduto il termine, decidi tu se eliminare; l’eliminazione viene iscritta nel registro.

Resta nell’archivio fino alla scadenza del termine di conservazione. Fino ad allora nessuno può modificarlo o eliminarlo, nemmeno noi e nemmeno se è stato archiviato per errore (condizioni d’uso, cifra 6). Il tuo archivio resta comunque in ordine: archivia in più il file giusto. Nemmeno l’esercizio si può correggere in seguito; controllalo quindi prima di archiviare.

Nell’archivio, sotto «Accesso», inserisci il suo indirizzo e-mail. Il fiduciario accede su archiv.magicheidi.ch con questo preciso indirizzo e può visualizzare, scaricare, verificare ed esportare, ma non può archiviare né eliminare nulla. Noi non inviamo alcuna e-mail: comunicagli tu l’indirizzo del sito e l’indirizzo e-mail che hai inserito. Ogni accesso è iscritto nel registro sotto il suo indirizzo.

I giustificativi conservati in forma elettronica hanno la stessa forza probatoria della carta se sono soddisfatti tutti i requisiti dell’Olc. Il rischio legato alla distruzione dell’originale lo sopporta però la tua azienda (Info IVA 16 dell’AFC). Prima di distruggere, verifica che la scansione sia completa e leggibile, e annota come procedi nella documentazione della procedura. La relazione sulla gestione e la relazione di revisione devi in ogni caso conservarle nell’originale firmato (art. 958f cpv. 2 CO).

In Google Cloud, nella regione di Zurigo (europe-west6), distribuiti su più centri di calcolo di questa regione. Dell’indice e del registro viene fatta in più una copia di sicurezza ogni giorno. Al momento non c’è una seconda sede fuori dalla regione di Zurigo. I servizi di marcatura temporale (DigiCert, FreeTSA come soluzione di riserva) sono servizi esterni; ricevono solo somme di controllo, mai un documento. Le pagine di questo sito sono fornite da Vercel, senza accesso ai tuoi documenti. L’accesso avviene tramite Firebase Authentication di Google; Google può trattare il tuo indirizzo e-mail e i momenti di accesso anche fuori dalla Svizzera. Il pagamento dell’abbonamento avviene tramite Stripe; Stripe riceve il tuo indirizzo e-mail e i tuoi dati di pagamento, ma nessun documento.

Qualsiasi formato di file. Valgono questi limiti: 1 GB per file o ZIP, fino a 5000 file e 2 GB decompressi. I file non vengono mai convertiti. Per la leggibilità nel corso di molti anni consigliamo il PDF/A.

Magic Heidi Archiv è volutamente solo un archivio. Non ci sono né riconoscimento del testo (OCR) né ricerca a testo integrale, né cartelle, né IA, né app di scansione, né ricezione per e-mail, né interfacce verso programmi di contabilità. Si cerca per nome del file, percorso, esercizio e origine. Ogni archivio ha una sola persona responsabile; altre persone possono ricevere un accesso in lettura.

La tenuta della contabilità in sé, la completezza dei documenti archiviati, la qualità delle scansioni, la parte della documentazione della procedura che riguarda la tua azienda (art. 4 Olc) e gli originali firmati della relazione sulla gestione e della relazione di revisione. Un archivio conserva i giustificativi; non rende da solo regolare la contabilità.

Esporti l’intero archivio come ZIP, finché hai un abbonamento attivo o sono in corso i 12 mesi gratuiti: tutti i documenti nel formato originale, un indice con le somme di controllo (manifest.csv) e il registro completo con le marche temporali (journal.json). Somme di controllo, catena del registro e marche temporali si possono verificare con strumenti standard come OpenSSL; le istruzioni sono allegate.

Non dismettiamo il servizio con breve preavviso. Annunciamo una dismissione per e-mail con almeno dodici mesi di anticipo e teniamo a disposizione l’esportazione completa fino alla data di disattivazione (condizioni d’uso, cifra 9). L’esportazione contiene documenti, somme di controllo, registro e marche temporali, cioè tutto ciò che ti serve per continuare a conservare i documenti altrove e dimostrarne l’inalterabilità.

Accedi tramite un link inviato all’indirizzo e-mail del tuo conto; chi ha accesso a questa casella di posta ha accesso all’archivio. Al momento non puoi modificare l’indirizzo da solo. Usa quindi un indirizzo che avrai ancora fra dieci anni, e scrivici a hello@magicheidi.ch prima di abbandonare o perdere una casella di posta.

Magic Heidi Archiv è gestito da Magic Heidi AG, Route de Vaux 1, 1126 Vaux, IDI CHE-215.620.945. La stessa società realizza anche Magic Heidi, il programma di fatturazione e contabilità. Ci raggiungi per e-mail a hello@magicheidi.ch; un numero di telefono non c’è.