L’Olico expliquée simplement : ce qu’exige l’ordonnance sur les livres de comptes

De quoi il s’agit

L’ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico, RS 221.431) précise les règles comptables du Code des obligations (art. 957 à 958f CO). Elle ne compte que douze articles. Quiconque est astreint à tenir une comptabilité et veut conserver ses documents sous forme électronique doit la respecter. Pour la conservation, la TVA renvoie elle aussi au CO et à l’Olico.

L’essentiel se trouve à l’art. 3. Le mode de tenue et de conservation doit garantir que les livres et les pièces comptables

« ne puissent être modifiés sans que la modification soit apparente. »

La loi n’exige donc pas qu’une modification soit techniquement impossible. Elle exige que toute modification se remarque. Elle n’impose aucune technologie particulière.

Supports non modifiables et supports modifiables

L’art. 9 distingue deux types de supports d’information. Comme supports non modifiables, l’ordonnance cite « notamment le papier, les supports d’images et les supports de données non modifiables » (art. 9 al. 1 let. a). Un support est réputé modifiable lorsque les informations qu’il contient peuvent être modifiées ou effacées sans que la modification ou l’effacement soit détectable sur le support lui-même ; l’ordonnance cite comme exemples les bandes magnétiques, les disquettes, les disques durs ou amovibles et les mémoires à l’état solide (art. 9 al. 2).

Pour le stockage dans le cloud, le portail PME de la Confédération retient qu’il ne remplit pas la condition « non modifiable » et qu’il est soumis aux exigences plus strictes applicables aux supports modifiables. Une archive dans le cloud devrait donc respecter l’art. 9 al. 1 let. b. Celui-ci exige quatre choses :

Intégrité : des procédés techniques garantissent l’intégrité des informations enregistrées (ch. 1). En pratique, cela veut dire une somme de contrôle cryptographique par document, elle-même protégée contre toute modification silencieuse.
Moment : le moment de l’enregistrement peut être prouvé sans possibilité de falsification, par exemple par un horodatage (ch. 2).
Règles de la procédure : les prescriptions applicables au moment de l’enregistrement pour la procédure utilisée sont respectées (ch. 3).
Documentation et journaux : les procédures et les modes d’utilisation sont définis et documentés, et les informations auxiliaires comme les journaux et les fichiers log sont elles aussi conservées (ch. 4).

Ce que l’Olico exige encore

Article	Exigence
Art. 4	L’organisation, les compétences, les procédures et l’infrastructure sont consignées dans des instructions de travail (documentation de la procédure), en fonction de la nature et de la taille de l’entreprise.
Art. 5	Les documents sont conservés avec soin et en ordre, et à l’abri des effets dommageables.
Art. 6	Les personnes autorisées peuvent consulter et vérifier les documents dans un délai raisonnable. Sur demande, il faut aussi pouvoir les rendre lisibles sans instruments auxiliaires.
Art. 7	Les informations archivées sont séparées des informations actuelles ou signalées comme archivées. La responsabilité de l’archive est réglée et consignée.
Art. 8	Les informations sont inventoriées systématiquement et protégées contre les accès non autorisés. Les accès sont enregistrés ; ces enregistrements doivent être conservés aussi longtemps que les documents.
Art. 10	L’intégrité et la lisibilité sont contrôlées régulièrement. Le transfert de données sur un autre support est consigné dans un journal, conservé avec les données.

Ce que l’Olico n’exige pas

Pas de signature électronique. L’art. 9 ne cite les procédés de signature qu’à titre d’exemple. Dans son avis sur la motion 22.3004, le Conseil fédéral a retenu que l’Olico ne prévoit aucune obligation d’utiliser une signature électronique, pas même qualifiée. L’ancienne ordonnance spéciale de la TVA (OelDI) a été abrogée au 1er janvier 2018.
Pas d’horodatage qualifié. Ce qui compte, c’est que la source de temps soit indépendante. En 2018, l’AFC a indiqué dans un renseignement individuel qu’un horodatage tiré de l’horloge de son propre ordinateur ne suffirait probablement pas.
Pas de certification. L’Olico ne prévoit ni certification ni organisme d’agrément. « Conforme à l’Olico » est toujours une auto-évaluation, que l’organe de révision peut vérifier.
Pas d’obligation de stocker en Suisse. Le CO et l’Olico ne contiennent aucune prescription sur le lieu de stockage. Un stockage en Suisse évite toutefois des questions de protection des données liées à la communication de données à l’étranger.

Ce qui reste à ta charge

Une grande partie de l’Olico relève de l’organisation et incombe à l’entreprise : la documentation de la procédure selon l’art. 4, une responsabilité claire pour l’archive selon l’art. 7, le dépôt complet et rapide des justificatifs, et la comptabilité elle-même. Un logiciel peut seulement te faciliter la tâche. Le rapport de gestion et le rapport de révision doivent en outre être conservés en original signé (art. 958f al. 2 CO) ; la copie numérique ne remplace pas l’original.

Comment Magic Heidi Archiv met en œuvre ces exigences

Magic Heidi Archiv est conçu pour les règles applicables aux supports modifiables. À l’arrivée de chaque document, le serveur calcule une somme de contrôle SHA-256 et l’inscrit dans un journal dont les entrées sont chaînées entre elles. Après chaque archivage, et au moins une fois par jour, il obtient d’une autorité d’horodatage indépendante un horodatage selon RFC 3161 pour la dernière entrée du journal. En plus, chaque document est stocké avec un verrouillage de conservation jusqu’à la fin du délai. Chaque nuit, tous les documents sont contrôlés par rapport à leur somme de contrôle, chaque accès est inscrit dans le journal, et l’export peut être vérifié sans notre logiciel.

Tu trouves la correspondance article par article dans la documentation de la procédure. Pour savoir combien de temps conserver tes documents, lis le guide sur l’obligation de conservation.