Conserver les justificatifs sous forme numérique : un archivage probant pour les PME

Ce que la loi permet

Les livres et les pièces comptables peuvent être conservés sur papier, sous forme électronique ou sous une forme équivalente, pour autant que le lien avec les transactions et les faits sur lesquels ils portent soit garanti et qu’ils puissent être rendus lisibles en tout temps (art. 958f al. 3 CO). Dans l’Info TVA 16, l’Administration fédérale des contributions précise que les documents conservés sous forme électronique ont la même force probante que les documents papier, pour autant que toutes les exigences de l’Olico (GeBüV) soient remplies.

Une exception demeure : le rapport de gestion et le rapport de révision doivent être conservés en original signé (art. 958f al. 2 CO). L’original signé reste dans le classeur.

Ce que signifie « à valeur probante »

Dans la pratique, on parle d’archivage à valeur probante. L’Olico décrit à l’art. 3 ce dont il s’agit : les documents doivent être conservés de manière à ne pas pouvoir être modifiés sans que la modification soit apparente. Sur un disque dur, sur un lecteur réseau ou dans un dossier ordinaire du cloud, un fichier peut être écrasé ou supprimé sans laisser de trace. Ces supports sont réputés modifiables (art. 9 al. 2 Olico), et pour eux, l’art. 9 al. 1 let. b exige des mesures supplémentaires :

• un procédé technique qui garantit l’intégrité de chaque document, par exemple une somme de contrôle ;
• une preuve infalsifiable du moment où le document a été enregistré, par exemple un horodatage ;
• des procédures documentées et des journaux conservés.

S’y ajoutent les obligations générales : enregistrer les accès et tenir à l’écart les personnes non autorisées (art. 8), tenir un inventaire systématique (art. 8), contrôler régulièrement l’intégrité et la lisibilité (art. 10) et pouvoir présenter les documents à une personne autorisée dans un délai raisonnable (art. 6). En revanche, une signature électronique sur chaque justificatif n’est pas obligatoire. Les détails se trouvent dans le guide L’Olico expliquée simplement.

Scanner le papier : comment faire

1. Scanner de façon complète et lisible. Toutes les pages, y compris les versos qui ont du contenu. Les montants, la date, le numéro TVA et les tampons doivent être lisibles.
2. Comparer avec l’original. Avant de ranger le papier, vérifie que le scan correspond à l’original.
3. Archiver sans attendre. Plus le justificatif arrive vite dans l’archive, moins il y a de temps pour qu’il se perde ou soit modifié.
4. Choisir un format durable. Le portail PME de la Confédération recommande le PDF/A. Les fichiers à contenu dynamique ne conviennent pas.
5. Consigner la manière de faire. Qui scanne, dans quel délai, comment la qualité est contrôlée et ce qu’il advient du papier : tout cela fait partie de la documentation de la procédure (art. 4 Olico).

Le papier peut-il ensuite passer à la déchiqueteuse ?

La loi n’exige pas que tu gardes l’original papier après l’avoir scanné. L’AFC précise toutefois qui en supporte les conséquences : l’entreprise soumise à l’obligation de conservation supporte les risques liés à la destruction du support d’information original (Info TVA 16, ch. 1.4.1). Si un scan est incomplet ou illisible et que le papier a disparu, il te manque le justificatif.

C’est pourquoi beaucoup d’entreprises gardent encore le papier un certain temps, par exemple jusqu’à la clôture annuelle, et ne le détruisent qu’après un contrôle par sondage. Un logiciel qui promet que la destruction est sans risque promet trop. Dans tous les cas, garde les contrats et les actes qui portent une signature originale.

Laisser les originaux numériques sous forme numérique

Ce qui a été créé sous forme électronique reste de préférence exactement sous cette forme : la facture PDF reçue par e-mail, le relevé de compte tiré de l’e-banking, le fichier structuré issu de la comptabilité. Pour certains documents, c’est même obligatoire. Selon l’AFC, les décisions de taxation électroniques de la douane perdent par exemple leur caractère d’original si elles sont seulement imprimées ou conservées dans un autre format de fichier, et les données douanières transmises par voie électronique doivent être conservées sous forme électronique (art. 97 al. 1 de l’ordonnance sur les douanes). Une archive devrait donc enregistrer les fichiers tels quels et ne jamais les convertir.

Liste de contrôle pour ton archive numérique

• Chaque fichier a une somme de contrôle, et les sommes de contrôle sont elles-mêmes protégées contre les modifications.
• Le moment du dépôt provient d’une source indépendante.
• Personne ne peut supprimer ni écraser quoi que ce soit avant l’échéance du délai.
• Les accès, les exports et les suppressions sont inscrits dans un journal ; le journal est conservé aussi longtemps que les documents.
• L’intégrité est contrôlée régulièrement.
• Tout peut être exporté intégralement et vérifié sans le logiciel du fournisseur.
• Les délais courent à partir de la fin de l’exercice (voir Obligation de conservation).
• Une documentation de la procédure décrit la manière d’archiver.

Comment Magic Heidi Archiv s’y prend

Tu glisses des fichiers ou un ZIP dans l’archive (1 Go par fichier ou ZIP, jusqu’à 5000 fichiers et 2 Go une fois décompressé). Chaque fichier est enregistré tel quel, reçoit une somme de contrôle SHA-256 et une entrée dans un journal chaîné, muni d’horodatages RFC 3161 d’une autorité indépendante. Jusqu’à la fin du délai, le stockage à Zurich bloque toute suppression. Chaque nuit, tout est vérifié à nouveau, et ton organe de révision ou ta fiduciaire peut recevoir un accès en lecture et un export complet. Un modèle de documentation de la procédure est inclus.

Pas de reconnaissance de texte, pas de recherche en texte intégral, pas d’application de scan ni d’interfaces avec d’autres logiciels : Magic Heidi Archiv conserve ce que tu as déjà sous forme de fichier. Si tu utilises Magic Heidi, tu peux déposer directement la sauvegarde annuelle.