Conservare i giustificativi in digitale: archiviazione a prova di revisione per le PMI

Che cosa permette la legge

I libri di commercio e i documenti contabili possono essere conservati su carta, in forma elettronica o in forma analoga, sempreché sia garantita la concordanza con le operazioni e gli altri eventi cui si riferiscono e possano essere resi leggibili in ogni momento (art. 958f cpv. 3 CO). L’Amministrazione federale delle contribuzioni precisa nell’Info IVA 16 che i documenti conservati in forma elettronica hanno la stessa forza probatoria di quelli su carta, se sono soddisfatti tutti i requisiti dell’ordinanza sui libri di commercio (Olc).

Resta un’eccezione: la relazione sulla gestione e la relazione di revisione vanno conservate su carta e firmate (art. 958f cpv. 2 CO). L’originale firmato resta nel classificatore.

Che cosa significa «a prova di revisione»

Nella pratica si parla di archiviazione a prova di revisione. L’Olc descrive all’art. 3 di che cosa si tratta: i documenti vanno conservati in modo che un’eventuale modifica sia constatabile. Su un disco rigido, un’unità di rete o in una normale cartella nel cloud un file si può sovrascrivere o eliminare senza lasciare traccia. Questi supporti sono considerati alterabili (art. 9 cpv. 2 Olc), e per loro l’art. 9 cpv. 1 lett. b chiede misure supplementari:

• un procedimento tecnico che garantisca l’integrità di ogni documento, per esempio una somma di controllo;
• una prova non falsificabile del momento in cui il documento è stato salvato, per esempio una marca temporale;
• processi documentati e registri conservati.

A questo si aggiungono gli obblighi generali: registrare gli accessi e tenere lontane le persone non autorizzate (art. 8), tenere un inventario sistematico (art. 8), verificare regolarmente integrità e leggibilità (art. 10) e poter presentare i documenti a una persona autorizzata entro un termine adeguato (art. 6). Una firma digitale su ogni giustificativo invece non è prescritta. I dettagli si trovano nella guida L’Olc spiegata in modo semplice.

Scansionare la carta: come procedere

1. Scansiona tutto e in modo leggibile. Tutte le pagine, anche i retro con un contenuto. Importi, data, numero IVA e timbri devono essere leggibili.
2. Confronta con l’originale. Prima di mettere via la carta, controlli che la scansione corrisponda all’originale.
3. Archivia subito. Più breve è il percorso dal giustificativo all’archivio, minore è il tempo in cui qualcosa può andare perso o essere modificato.
4. Scegli un formato duraturo. Il portale PMI della Confederazione consiglia il PDF/A. I file con contenuti dinamici non sono adatti.
5. Metti per iscritto come procedi. Chi scansiona, entro quale termine, come si controlla la qualità e che cosa succede alla carta: tutto questo va nella documentazione della procedura (art. 4 Olc).

Poi la carta può finire nel distruggidocumenti?

La legge non chiede che tu tenga l’originale cartaceo dopo la scansione. L’AFC chiarisce però chi ne sopporta le conseguenze: l’impresa soggetta all’obbligo di conservazione sopporta i rischi legati alla distruzione del supporto d’informazione originale (Info IVA 16, cifra 1.4.1). Se una scansione è incompleta o illeggibile e la carta non c’è più, ti manca il giustificativo.

Per questo molte imprese tengono la carta ancora per un po’, per esempio fino alla chiusura annuale, e la distruggono solo dopo un controllo a campione. Un software che promette che distruggere la carta non comporta rischi promette troppo. I contratti e gli atti con firma originale dovresti conservarli in ogni caso.

Lascia digitali gli originali digitali

Ciò che è nato in forma elettronica è meglio che resti esattamente in quella forma: la fattura PDF ricevuta per e-mail, l’estratto conto dall’e-banking, il file strutturato dalla contabilità. Per alcuni documenti è persino un obbligo. Le decisioni d’imposizione elettroniche della dogana, per esempio, secondo l’AFC perdono il loro carattere di originale se vengono conservate solo stampate o in un altro formato di file, e i dati doganali trasmessi per via elettronica vanno conservati in forma elettronica (art. 97 cpv. 1 dell’ordinanza sulle dogane). Un archivio dovrebbe quindi salvare i file senza modificarli e non convertirli mai.

Lista di controllo per il tuo archivio digitale

• Ogni file ha una somma di controllo, e le somme di controllo sono a loro volta protette da modifiche.
• Il momento dell’archiviazione proviene da una fonte indipendente.
• Nessuno può eliminare o sovrascrivere prima della scadenza del termine.
• Accessi, esportazioni ed eliminazioni vengono iscritti nel registro; il registro resta quanto i documenti.
• L’integrità viene verificata regolarmente.
• Tutto si può esportare per intero e verificare senza il software del fornitore.
• I termini decorrono dalla fine dell’esercizio (vedi Obbligo di conservazione).
• Una documentazione della procedura descrive come si archivia.

Come lo risolve Magic Heidi Archiv

Trascini file o uno ZIP nell’archivio (1 GB per file o ZIP, fino a 5000 file e 2 GB decompressi). Ogni file viene salvato senza modifiche e riceve una somma di controllo SHA-256 e una voce in un registro concatenato, che viene munito di marche temporali RFC 3161 di un servizio indipendente. Fino alla scadenza del termine lo spazio di archiviazione a Zurigo blocca ogni eliminazione. Ogni notte tutto viene riverificato, e per l’ufficio di revisione o il tuo fiduciario ci sono un accesso in lettura e un’esportazione completa. È incluso un modello per la documentazione della procedura.

Non sono inclusi il riconoscimento del testo, la ricerca a testo integrale, un’app di scansione e interfacce verso altri programmi: Magic Heidi Archiv conserva ciò che hai già come file. Se usi Magic Heidi, puoi archiviare direttamente il backup annuale.