Archiviare fatture e giustificativi di Magic Heidi

Perché un archivio separato?

Fatture e giustificativi di spesa sono documenti contabili. Vanno conservati per dieci anni dalla fine dell’esercizio (art. 958f cpv. 1 CO), e in modo che ogni modifica sia constatabile (art. 3 Olc). In un programma con cui lavori, molte cose sono modificabili di proposito: correggi bozze, completi giustificativi, elimini registrazioni sbagliate. Un archivio fa il contrario. Riceve un file, ne fissa lo stato e fino alla scadenza del termine non permette più alcuna modifica.

Con l’archivio hai inoltre una seconda copia indipendente dei tuoi documenti, che puoi esportare per intero finché hai un abbonamento attivo o sono in corso i 12 mesi gratuiti. Con un abbonamento Magic Heidi a pagamento l’archivio è incluso, se usi lo stesso indirizzo e-mail per entrambi i prodotti.

Passo per passo

1. Crea il backup in Magic Heidi. Crea in Magic Heidi il backup dell’anno che ti serve. Ricevi un file ZIP con le tue fatture e i tuoi giustificativi di spesa.
2. Accedi a Magic Heidi Archiv. Inserisci l’indirizzo e-mail e apri il link di accesso. La prima volta indichi l’azienda e la fine dell’esercizio.
3. Scegli esercizio e termine. In alto imposta l’esercizio al quale appartiene il backup. Di regola il termine è di 10 anni.
4. Trascina lo ZIP. Archivia lo ZIP così come esce da Magic Heidi, senza prima decomprimerlo o completarlo. Magic Heidi Archiv lo scompone nei suoi file e li archivia uno per uno.
5. Controlla il risultato. Dopo l’archiviazione vedi quanti file sono stati archiviati. Nell’elenco dei documenti puoi filtrare per l’origine «Magic Heidi».

Che cosa riconosce Magic Heidi Archiv nel backup

Il backup ha una struttura fissa: una cartella invoices con le fatture in PDF e una cartella expenses con una sottocartella per ogni spesa, che porta come nome data e importo. Se uno ZIP contiene soltanto queste due cartelle, Magic Heidi Archiv lo tratta come backup di Magic Heidi:

• I file sotto invoices vengono contrassegnati come fattura.
• I file sotto expenses vengono contrassegnati come spesa; data del documento e importo vengono ripresi dal nome della cartella.
• Per ogni documento il percorso originale nello ZIP resta visibile e si può cercare.

Il contenuto dei file non viene letto: non c’è riconoscimento del testo. I file stessi vengono salvati senza modifiche, byte per byte così come si trovano nello ZIP.

Che cosa succede a ogni documento

• Riceve una somma di controllo SHA-256 e una voce nel registro concatenato.
• Il registro viene munito di una marca temporale RFC 3161 di un servizio di marcatura temporale indipendente.
• Viene salvato in Google Cloud a Zurigo e bloccato contro eliminazione e sovrascrittura fino alla scadenza del termine.
• Ogni notte viene confrontato con la sua somma di controllo.

Quando e quanto spesso?

Conviene una data fissa: una volta dopo la chiusura annuale, quando fatture e giustificativi dell’esercizio sono completi. Chi preferisce archiviare man mano può archiviare il backup anche più volte all’anno. Magic Heidi Archiv riconosce dalla somma di controllo i file con lo stesso contenuto e non li salva due volte. Se un file è cambiato dall’ultima volta, per esempio perché un PDF è stato generato di nuovo, viene archiviato come documento aggiuntivo. Le versioni precedenti restano, perché nell’archivio non si sovrascrive mai nulla.

Ricorda: ciò che è archiviato resta fino alla scadenza del termine. Controlla l’esercizio scelto prima di archiviare lo ZIP.

Limiti

• Valgono i limiti dell’archivio: 1 GB per file o ZIP, fino a 5000 file e 2 GB decompressi. I backup più grandi li suddividi.
• Un collegamento diretto tra Magic Heidi e Magic Heidi Archiv non c’è. La strada passa dallo ZIP di backup.
• La relazione sulla gestione e la relazione di revisione vanno conservate in più nell’originale firmato (art. 958f cpv. 2 CO).

Che cos’altro va nell’archivio

Il backup copre fatture e giustificativi di spesa. Dei documenti aziendali fanno parte di solito altri file, che puoi aggiungere singolarmente o in uno ZIP a parte: estratti conto, documenti salariali, contratti, il conto annuale e i rendiconti IVA. Quali termini valgono lo trovi nella guida sull’obbligo di conservazione; che cosa deve soddisfare un archivio digitale, in L’Olc spiegata in modo semplice.