Archiver les factures et les justificatifs de Magic Heidi

Pourquoi une archive séparée ?

Les factures et les justificatifs de dépenses sont des pièces comptables. Ils doivent être conservés dix ans à compter de la fin de l’exercice (art. 958f al. 1 CO), et ce de manière à ce que toute modification soit apparente (art. 3 Olico). Dans un logiciel avec lequel tu travailles, beaucoup de choses sont modifiables, et c’est voulu : tu corriges des brouillons, tu complètes des justificatifs, tu supprimes des saisies erronées. Une archive fait l’inverse. Elle reçoit un fichier, fige son état et n’accepte plus aucune modification jusqu’à la fin du délai.

Avec l’archive, tu as en plus une deuxième copie indépendante de tes documents, que tu peux exporter intégralement tant que tu as un abonnement actif ou que les 12 mois gratuits courent. Avec un abonnement Magic Heidi payant, l’archive est incluse si tu utilises la même adresse e-mail pour les deux produits.

Pas à pas

1. Créer la sauvegarde dans Magic Heidi. Dans Magic Heidi, crée la sauvegarde de l’année voulue. Tu reçois un fichier ZIP avec tes factures et tes justificatifs de dépenses.
2. Se connecter à Magic Heidi Archiv. Saisis ton adresse e-mail et ouvre le lien de connexion. La première fois, tu indiques l’entreprise et la fin de l’exercice.
3. Choisir l’exercice et le délai. En haut, règle l’exercice auquel la sauvegarde se rapporte. Le délai est en général de 10 ans.
4. Glisser le ZIP dans l’archive. Dépose le ZIP tel qu’il sort de Magic Heidi, sans le décompresser ni le compléter avant. Magic Heidi Archiv le décompose en ses fichiers et archive chacun séparément.
5. Contrôler le résultat. Après le dépôt, tu vois combien de fichiers ont été archivés. Dans la liste des documents, tu peux filtrer sur la source « Magic Heidi ».

Ce que Magic Heidi Archiv reconnaît dans la sauvegarde

La sauvegarde a une structure fixe : un dossier invoices avec les factures en PDF et un dossier expenses avec un sous-dossier par dépense, nommé d’après la date et le montant. Si un ZIP contient uniquement ces deux dossiers, Magic Heidi Archiv le traite comme une sauvegarde Magic Heidi :

• Les fichiers sous invoices sont marqués comme factures.
• Les fichiers sous expenses sont marqués comme dépenses ; la date de la pièce et le montant sont repris du nom du dossier.
• Pour chaque document, le chemin d’origine dans le ZIP reste visible, et tu peux le rechercher.

Le contenu des fichiers n’est pas lu : il n’y a pas de reconnaissance de texte. Les fichiers eux-mêmes sont enregistrés tels quels, octet par octet, comme ils se trouvent dans le ZIP.

Ce qui arrive à chaque document

• Il reçoit une somme de contrôle SHA-256 et une entrée dans le journal chaîné.
• Le journal est muni d’un horodatage RFC 3161 d’une autorité d’horodatage indépendante.
• Il est stocké dans Google Cloud à Zurich et verrouillé contre la suppression et l’écrasement jusqu’à la fin du délai.
• Il est comparé chaque nuit à sa somme de contrôle.

Quand et à quelle fréquence ?

Le mieux, c’est une date fixe : une fois après la clôture annuelle, quand les factures et les justificatifs de l’exercice sont complets. Si tu préfères archiver au fur et à mesure, tu peux aussi déposer la sauvegarde plusieurs fois par an. Magic Heidi Archiv reconnaît les fichiers au contenu identique à leur somme de contrôle et ne les enregistre pas deux fois. Si un fichier a changé depuis la dernière fois, par exemple parce qu’un PDF a été généré à nouveau, il est archivé comme document supplémentaire. Les versions antérieures restent conservées, car rien n’est jamais écrasé dans l’archive.

N’oublie pas : ce qui est archivé reste jusqu’à la fin du délai. Vérifie l’exercice choisi avant de déposer le ZIP.

Limites

• Les limites de l’archive s’appliquent : 1 Go par fichier ou ZIP, jusqu’à 5000 fichiers et 2 Go une fois décompressé. Si ta sauvegarde est plus grande, divise-la.
• Il n’existe pas de lien direct entre Magic Heidi et Magic Heidi Archiv. Le chemin passe par le ZIP de sauvegarde.
• Le rapport de gestion et le rapport de révision doivent en plus être conservés en original signé (art. 958f al. 2 CO).

Ce qui a aussi sa place dans l’archive

La sauvegarde couvre les factures et les justificatifs de dépenses. Les documents commerciaux comprennent le plus souvent d’autres fichiers, que tu peux ajouter un par un ou dans un ZIP séparé : relevés bancaires, documents salariaux, contrats, comptes annuels et décomptes TVA. Les délais applicables sont expliqués dans le guide sur l’obligation de conservation ; ce qu’une archive numérique doit remplir, dans L’Olico expliquée simplement.