Guide · Délais de conservation
Obligation de conservation en Suisse : les délais pour les documents commerciaux
La règle de base est simple : dix ans. Les erreurs se produisent au début du délai, avec les immeubles et sur la question de ce qui doit être conservé en original.
État : 10.11.2026. Information générale, pas un conseil juridique.
La règle de base : dix ans
Le Code des obligations oblige les entreprises astreintes à tenir une comptabilité à conserver pendant dix ans leurs livres, les pièces comptables, le rapport de gestion et le rapport de révision (art. 958f al. 1 CO).
La loi définit la pièce comptable de manière générale : on entend par pièce comptable « tout document écrit, établi sur support papier, sur support électronique ou sous toute forme équivalente, qui permet la vérification de la transaction ou du fait qui est l’objet de l’enregistrement » (art. 957a al. 3 CO). La loi ne contient pas de liste des types de pièces. Ce qui compte, c’est de savoir si tu as besoin d’un document pour expliquer une écriture. C’est le cas d’une facture ou d’une quittance sur laquelle repose une écriture ; en cas de doute, ta fiduciaire peut t’aider.
À partir de quand le délai court-il ?
Le délai court à partir de la fin de l’exercice (art. 958f al. 1 CO). Ce n’est donc ni la date de la pièce ni le jour où tu la déposes qui compte.
- Exercice calqué sur l’année civile : une facture du 14 mars 2025 se rattache à l’exercice 2025. Le délai commence le 31 décembre 2025 et prend fin le 31 décembre 2035.
- Exercice clôturé au 30 juin : la même facture se rattache à l’exercice qui se termine le 30 juin 2025. Elle doit être conservée jusqu’au 30 juin 2035.
Si tu comptes seulement « dix ans à partir de la date de la pièce », dans le pire des cas, tu supprimes des documents plusieurs mois trop tôt. En cas de doute : mieux vaut un an de trop qu’un jour de moins.
Les délais en un coup d’œil
| Documents | Délai | Base légale |
|---|---|---|
| Livres et pièces comptables | 10 ans à compter de la fin de l’exercice | Art. 958f al. 1 CO |
| Rapport de gestion et rapport de révision | 10 ans, en original signé | Art. 958f al. 1 et 2 CO |
| Documents pour la TVA | Jusqu’à la prescription absolue de la créance fiscale : 10 ans après la fin de la période fiscale | Art. 70 al. 2 et art. 42 al. 6 LTVA |
| Documents TVA relatifs à des immeubles | 20 ans selon la loi, 26 ans selon la pratique de l’AFC | Art. 70 al. 3 LTVA ; Info TVA 16, ch. 1.4.2 |
Certains domaines ont leurs propres règles, par exemple le droit douanier ou les branches réglementées. Si tu ne sais pas quel délai s’applique à un document, demande à ta fiduciaire.
Immeubles : 20 ou 26 ans ?
Selon la loi sur la TVA, les documents commerciaux nécessaires à la TVA en lien avec des biens immobiliers doivent être conservés 20 ans (art. 70 al. 3 LTVA). Dans son Info TVA 16, l’Administration fédérale des contributions indique une conservation de 26 ans. Si tu achètes, construis ou rénoves en profondeur des immeubles, tu ne prends aucun risque avec 26 ans.
Sous quelle forme ?
Les livres et les pièces comptables peuvent être conservés sur papier, sous forme électronique ou sous une forme équivalente, pour autant que le lien avec les transactions et les faits sur lesquels ils portent soit garanti et qu’ils puissent être rendus lisibles en tout temps (art. 958f al. 3 CO). Les règles pour la forme électronique figurent dans l’ordonnance sur les livres de comptes.
Une exception s’applique au rapport de gestion et au rapport de révision : ils doivent être conservés en original signé (art. 958f al. 2 CO). Une copie numérique dans l’archive est pratique, mais ne remplace pas l’original signé.
Et après l’échéance du délai ?
Ni le CO ni l’Olico n’exigent que les documents soient détruits le jour où le délai échoit. La loi sur la protection des données exige toutefois que les données personnelles soient détruites ou anonymisées dès qu’elles ne sont plus nécessaires au regard des finalités du traitement (art. 6 al. 4 LPD). À la fin du délai, tu devrais donc décider en connaissance de cause : supprimer ou, par exemple en cas de litige ou de procédure fiscale en cours, continuer à conserver en le justifiant.
Comment Magic Heidi Archiv calcule
Lors de la configuration, tu indiques la date de fin de ton exercice. Au moment du dépôt, tu choisis l’exercice et le délai : 10, 20 ou 26 ans. Magic Heidi Archiv en déduit la fin du délai et l’affiche pour chaque document. Jusqu’à cette date, le document est verrouillé dans le stockage, et personne ne peut le supprimer ni l’écraser. Ensuite, tu peux le supprimer ; il n’y a pas de suppression automatique, et la suppression elle-même est inscrite dans le journal.
Comme le verrouillage ne peut pas être levé, mieux vaut vérifier l’exercice choisi avant de déposer tout un ZIP. Plus de détails sur la marche à suivre dans le guide Conserver les justificatifs sous forme numérique.