Obbligo di conservazione in Svizzera: i termini per i documenti aziendali

La regola di base: dieci anni

Il Codice delle obbligazioni obbliga le imprese tenute alla contabilità a conservare per dieci anni i libri di commercio, i documenti contabili, la relazione sulla gestione e la relazione di revisione (art. 958f cpv. 1 CO).

Che cos’è un documento contabile, la legge lo descrive in termini generali: sono considerati documenti contabili «i documenti scritti, redatti su supporto cartaceo, su supporto elettronico o in forma analoga, necessari per ricostruire un’operazione o un evento oggetto di una registrazione contabile» (art. 957a cpv. 3 CO). Un elenco dei tipi di giustificativi la legge non lo contiene. Conta se un documento ti serve per spiegare una registrazione. Per una fattura o una ricevuta su cui si basa una registrazione è così; in caso di dubbio ti aiuta la tua fiduciaria o il tuo fiduciario.

Da quando decorre il termine?

Il termine decorre dalla fine dell’esercizio (art. 958f cpv. 1 CO). Non contano quindi né la data del giustificativo né il giorno in cui lo archivi.

• Esercizio uguale all’anno civile: una fattura del 14 marzo 2025 appartiene all’esercizio 2025. Il termine decorre il 31 dicembre 2025 e scade il 31 dicembre 2035.
• Esercizio che si chiude il 30 giugno: la stessa fattura appartiene all’esercizio che si chiude il 30 giugno 2025. Va conservata fino al 30 giugno 2035.

Chi calcola solo «dieci anni dalla data del giustificativo» nel peggiore dei casi elimina i documenti con diversi mesi di anticipo. In caso di dubbio vale: meglio un anno di troppo che un giorno di meno.

I termini in sintesi

Per singoli ambiti valgono prescrizioni proprie, per esempio nel diritto doganale o nei settori regolamentati. Se non sai con certezza quale termine valga per un documento, chiedi alla tua fiduciaria o al tuo fiduciario.

Immobili: 20 o 26 anni?

I documenti aziendali necessari per l’IVA in relazione a beni immobili vanno conservati per 20 anni secondo la legge sull’IVA (art. 70 cpv. 3 LIVA). L’Amministrazione federale delle contribuzioni, nella sua Info IVA 16, indica una conservazione di 26 anni. Chi acquista, costruisce o ristruttura a fondo un immobile va sul sicuro con 26 anni.

In quale forma?

I libri di commercio e i documenti contabili possono essere conservati su carta, in forma elettronica o in forma analoga, sempreché sia garantita la concordanza con le operazioni e gli altri eventi cui si riferiscono e possano essere resi leggibili in ogni momento (art. 958f cpv. 3 CO). Come funziona in forma elettronica lo disciplina l’ordinanza sui libri di commercio.

Fanno eccezione la relazione sulla gestione e la relazione di revisione: vanno conservate su carta e firmate (art. 958f cpv. 2 CO). Una copia digitale nell’archivio è pratica, ma non sostituisce l’originale firmato.

E dopo la scadenza del termine?

Né il CO né l’Olc chiedono che i documenti vengano distrutti il giorno in cui scade il termine. La legge sulla protezione dei dati chiede però che i dati personali vengano distrutti o resi anonimi non appena non sono più necessari per lo scopo del trattamento (art. 6 cpv. 4 LPD). Alla scadenza del termine dovresti quindi decidere consapevolmente: eliminare oppure, per esempio in caso di una causa o di una procedura fiscale pendente, continuare a conservare, con una motivazione.

Come calcola Magic Heidi Archiv

Quando configuri l’archivio indichi quando si chiude il tuo esercizio. Quando archivi scegli l’esercizio e il termine: 10, 20 o 26 anni. Magic Heidi Archiv ne calcola la scadenza e la mostra per ogni documento. Fino a quel giorno il documento è bloccato nello spazio di archiviazione e nessuno può eliminarlo o sovrascriverlo. Dopo puoi eliminarlo; un’eliminazione automatica non c’è, e l’eliminazione stessa viene iscritta nel registro.

Siccome il blocco non si può togliere, conviene controllare l’esercizio scelto prima di archiviare un intero ZIP. Come procedere lo spiega la guida Conservare i giustificativi in digitale.