L’Olc spiegata in modo semplice: che cosa chiede l’ordinanza sui libri di commercio

Di che cosa si tratta

L’ordinanza sulla tenuta e la conservazione dei libri di commercio (ordinanza sui libri di commercio, Olc, RS 221.431) concretizza le norme sulla contabilità del Codice delle obbligazioni (dall’art. 957 all’art. 958f CO). Ha solo dodici articoli. Chi è tenuto alla contabilità e vuole conservare i suoi documenti in forma elettronica deve rispettarla. Anche per l’IVA, in materia di conservazione, si rinvia al CO e all’Olc.

Il nocciolo è l’art. 3. I libri di commercio vanno tenuti e conservati, e i documenti contabili rilevati e conservati,

«in modo che un’eventuale modifica sia constatabile.»

La legge quindi non chiede che una modifica sia tecnicamente impossibile. Chiede che ogni modifica si noti. Non prescrive una tecnologia precisa.

Supporti inalterabili e alterabili

L’art. 9 distingue due tipi di supporti d’informazione. Come inalterabili l’ordinanza cita «segnatamente la carta, i supporti d’immagini e i supporti di dati inalterabili» (art. 9 cpv. 1 lett. a). Un supporto d’informazione è considerato alterabile se le informazioni memorizzate possono essere modificate o cancellate senza che la modifica o la cancellazione si possa provare sul supporto; come esempi l’ordinanza cita nastri magnetici, dischetti, dischi rigidi o amovibili e supporti solid state (art. 9 cpv. 2).

Il portale PMI della Confederazione precisa che lo spazio di archiviazione nel cloud non soddisfa la condizione «inalterabile» e sottostà ai requisiti più severi per i supporti alterabili. Chi archivia nel cloud dovrebbe quindi rispettare l’art. 9 cpv. 1 lett. b. Questa norma chiede quattro cose:

Integrità: procedimenti tecnici garantiscono l’integrità delle informazioni registrate (n. 1). In pratica significa una somma di controllo crittografica per ogni documento, a sua volta protetta da modifiche che passerebbero inosservate.
Momento: il momento della memorizzazione si può provare in modo non falsificabile, per esempio con una marca temporale (n. 2).
Regole della procedura: vengono rispettate le prescrizioni sul procedimento impiegato, in vigore al momento della memorizzazione (n. 3).
Documentazione e registri: processi e procedure sono stabiliti e documentati, e anche le informazioni ausiliarie come registri e log file vengono conservate (n. 4).

Che cos’altro chiede l’Olc

Articolo	Requisito
Art. 4	Organizzazione, competenze, processi e infrastruttura sono documentati in istruzioni di lavoro (documentazione della procedura), secondo la natura e l’estensione dell’attività.
Art. 5	I documenti sono conservati con cura, in modo ordinato e protetti da influenze dannose.
Art. 6	Le persone autorizzate possono consultare e verificare i documenti entro un termine adeguato. Su richiesta, i documenti devono poter essere resi leggibili anche senza mezzi ausiliari.
Art. 7	Le informazioni archiviate sono separate da quelle attuali o contrassegnate come archiviate. La responsabilità per l’archivio è disciplinata e documentata.
Art. 8	Le informazioni sono inventariate sistematicamente e protette da accessi non autorizzati. Gli accessi vengono registrati; queste registrazioni vanno conservate per lo stesso periodo.
Art. 10	Integrità e leggibilità vengono verificate regolarmente. Chi trasferisce dati su un altro supporto ne tiene un registro e lo conserva insieme ai dati.

Che cosa l’Olc non chiede

Nessuna firma digitale. L’art. 9 cita i procedimenti di firma solo come esempio. Nel suo parere sulla mozione 22.3004 il Consiglio federale ha precisato che l’Olc non prevede alcun obbligo di usare una firma digitale, nemmeno qualificata. La precedente ordinanza speciale sull’IVA (OelDI) è stata abrogata con effetto al 1° gennaio 2018.
Nessuna marca temporale qualificata. Conta che la fonte dell’ora sia indipendente. Nel 2018 l’AFC, in una risposta a una richiesta individuale, ha spiegato che una marca temporale dell’orologio del proprio computer non dovrebbe bastare.
Nessuna certificazione. L’Olc non prevede né una certificazione né un organo di omologazione. «Conforme all’Olc» è sempre un’autovalutazione, che un ufficio di revisione può verificare.
Nessun obbligo di tenere i dati in Svizzera. CO e Olc non contengono alcuna prescrizione sul luogo di archiviazione. Salvare i dati in Svizzera evita però le questioni di protezione dei dati legate alla comunicazione all’estero.

Che cosa resta a te

Buona parte dell’Olc è organizzazione e spetta all’impresa: la documentazione della procedura secondo l’art. 4, la chiara responsabilità per l’archivio secondo l’art. 7, l’archiviazione completa e tempestiva dei giustificativi e la contabilità stessa. Un software può solo semplificarlo. Inoltre la relazione sulla gestione e la relazione di revisione vanno conservate su carta e firmate (art. 958f cpv. 2 CO); la copia digitale non sostituisce l’originale.

Come Magic Heidi Archiv applica i requisiti

Magic Heidi Archiv è costruito sulle regole per i supporti alterabili. All’arrivo il server calcola per ogni documento una somma di controllo SHA-256 e la iscrive in un registro le cui voci sono concatenate tra loro. Dopo ogni archiviazione, e almeno una volta al giorno, chiede a un servizio di marcatura temporale indipendente una marca temporale secondo RFC 3161 per l’ultima voce del registro. Inoltre ogni documento resta nello spazio di archiviazione con un blocco di conservazione fino alla scadenza del termine. Ogni notte tutti i documenti vengono verificati con le loro somme di controllo, ogni accesso viene iscritto nel registro, e l’esportazione si può verificare senza il nostro software.

La corrispondenza articolo per articolo la trovi nella documentazione della procedura. Per quanto tempo devi conservare i documenti lo spiega la guida sull’obbligo di conservazione.